FDV-system for eiendom (SaaS)

Anskaffelsens formål er å inngå kontrakt om kjøp av et skybasert FDV-system (SaaS). Arbeidstilsynet er i dag leietaker med ca. 24 000 m2 fordelt på 29 lokasjoner rundt omkring i landet. Vi eier ingen bygg selv. Porteføljen er sammensatt, både med hensyn til størrelse og kvalitetsnivå, og vi leier av flere ulike huseiere. For å skaffe oss en god oversikt over lokasjonene, har vi behov for et verktøy som hjelper oss med å håndtere forvaltning, drift, vedlikehold, leiekontrakter og systematisk oppfølging av sikkerhet, brannvern og leverandører. Oppgitt volum kan endres i løpet av avtaleperioden. Per i dag er vi 6 ansatte som skal ha en administrator-rolle i systemet. I tillegg vil det være interne ressurser som har behov for muligheter til å registrere data i systemet, mens andre trenger kun lese-tilgang. Vi ser også for oss at leverandører og/eller driftere og huseiere skal kunne ha tilgang til systemet, så det må være mulighet for nivåstyrt tilgang. Løsningen bør være tilrettelagt for autentisering ved bruk av Azure Entra ID (SSO). (Flere personer skal ikke benytte samme autentiseringskriteria.) Systemet må være sky-basert (SaaS), intuitivt og med enkelt brukergrensesnitt, og det må kunne benyttes på flere plattformer (PC, nettbrett og mobil) uavhengig av system (IOS, Android, Windows, o.l.). Datatrafikken bør være kryptert på lagringssiden og den må være kryptert på ende til ende-trafikken. På sikt ser vi for oss at eksisterende systemer (f.eks. Pureservice (serviceportalen vår) og Hypergene (økonomisystem)) kan integreres mot FDV-systemet, og at data kan utveksles via et API. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av kravspesifikasjonen (vedlegg 3, bilag 1). Varighet på avtalen skal være 3 år med automatisk løpende forlengelse 1 år av gangen. All data og dokumentasjon registrert i FDV-systemet skal kunne overføres ny leverandør uten ekstra kostnad.

Verdien på anskaffelsen er under EØS Terskelverdier, og kunne i prinsippet gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I, men vi valgte å gjennomføre den etter del I og del II. Kontraktstildeling ble foretatt etter prosedyren Begrenset tilbudskonkurranse jfr. FOA § 8-3. Anskaffelsen ble innledet med kvalifisering. I denne fasen foretok vi en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som fikk invitasjon til å levere tilbud til konkurransen. Oppdragsgiver planla å invitere tre til fem leverandører til å inngi tilbud til konkurransen. Dersom flere enn fem leverandører oppfylte minstekravene til kvalifikasjoner, ville oppdragsgiver velge ut tre til fem leverandører basert på utvelgelseskriteriene i pkt. 4. Oppdragsgiver planla å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer. Dialog gjennom forhandlinger kunne likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, anså det som hensiktsmessig. Utvelgelsen ville i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kunne forvente dialog om sitt tilbud og derfor ble oppfordret til å levere sitt beste tilbud. Leverandørene ble oppfordret på det sterkeste til å følge de anvisninger som ble gitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt å stille spørsmål ved uklarheter via oppdragsgivers KGV.