Booking og arrangementskoordinator

Vi søker en sørvisinnstilt morgenfugl til Oslos mest besøkte kulturinstitusjon. Deichman har nærmere seks millioner besøkende hvert år og er en av Oslos viktigste møteplasser for lesing, litteraturformidling og arrangement. Den kommersielle seksjonen bidrar gjennom utleie av ti attraktive møterom på dagtid og med over hundre arrangementer årlig. Nå søker vi en sørvisinnstilt, strukturert og initiativrik kollega som vil være med på å drifte og videreutvikle møterom- og arrangementstilbudet. Som booking- og arrangementskoordinator får du en nøkkelrolle i Deichmans kommersielle virksomhet. Stillingen inngår i et lite og kompetent team som sørger for at kunder og samarbeidspartnere får en god opplevelse fra første henvendelse til gjennomført arrangement. Arbeidshverdagen vil være variert og kombinerer alt fra ansvar for møteromsutleie, salg, koordinering og vertskap til praktisk gjennomføring, der fysisk opprigg og nedrigg utgjør en viktig del av stillingen. Rollen som booking- og arrangementskoordinator er viktig for at Deichman skal nå sine inntektsmål gjennom god kundeoppfølging, effektiv drift og et attraktivt tilbud innen møterom og arrangementer. Vi ser etter deg som motiveres av å skape gode opplevelser for kunder og samarbeidspartnere, og som trives med en arbeidshverdag som kombinerer koordinering og praktisk arbeid. Arbeidstiden er i hovedsak på dagtid, ofte med oppstart tidlig. Noe kvelds- og helgearbeid må påregnes.

Arbeidsoppgaver

• Ansvar for salg og utleie av møterom og arrangementer
• Koordinere møterom og arrangementsvirksomheten i tett samarbeid med arrangementsansvarlig og andre nøkkelpersoner.
• Utvikle møteromtjenesten gjennom produktkunnskap og relasjonsbygging
• Håndtere innkommende bookinghenvendelser for møterom og arrangement.
• Opprette tilbud og avtaler til kunder
• Kvalitetssikre møterom og utstyr før gjester ankommer
• Vertskap og praktisk avvikling av arrangementer, møter og konferanser
• Ta imot kunder, leveranser og leverandører før møter og arrangementer
• Befaring og presentasjon av lokaler med mulige nye kunder
• Kundeoppfølging fra forespørsel/bestilling til arrangements- og møtestart
• Klargjøring og tilbakestilling av lokaler
• Fakturering i etterkant av møter og arrangementer
• Fakturabehandling og saksbehandling av innkommende faktura
• Kontakt og oppfølging av samarbeidspartnere og andre seksjoner
• Bistå med statistikk og jevnlige rapporteringer
• Avlaste andre tjenester ved behov

Kvalifikasjoner

• Høyere utdannelse innenfor fagområder som f.eks. reiseliv, hotell, salg og booking- og event. Betydelig erfaring innenfor aktuelle fagområder kan kompensere for deler av utdanningskravet
• Minst 5 års profesjonell erfaring fra kurs- og konferansevirksomhet
• Dokumentert erfaring med booking/salg, utleieforespørsler og kundeservice
• God IT- og systemforståelse, spesielt O365
• Beherske norsk og engelsk skriftlig og muntlig, gjerne et tredje språk
• Erfaring med statistikk, analyse og økonomioppfølging

Personlige egenskaper

• Serviceinnstilt og god til å bygge langsiktige relasjoner, både internt og eksternt
• Nøyaktig, strukturert og effektiv, med sans for detaljer
• Lagspiller
• Initiativrik og gjennomføringssterk
• Høy arbeidskapasitet
• Har gode salgs- og kommunikasjonsevner
• Fleksibel og positiv, ikke redd for å bidra der det trengs
• Gir av seg selv, detaljorientert og ansvarsbevisst
• Liker variert og fysisk arbeid, og trives med en kombinasjon av administrative og praktiske arbeidsoppgaver

Vi tilbyr

• Stillingsbrøk: 100%
• Meningsfylte, varierte og spennende arbeidsoppgaver i Norges største folkebibliotek
• Gode muligheter for faglig og personlig utvikling
• Et faglig dynamisk og sosialt arbeidsmiljø
• Oslo kommunes pensjons- og forsikringsordninger
• Stillingen lønnes som spesialkonsulent i lønnstrinn 35-40 i Oslo kommunes lønnsregulativ, avhengig av erfaring og kvalifikasjoner

Kontaktinformasjon

Gerd-Elise Mørland, Avdelingsdirektør, 916 072 03 (kun sms), gerdelise.morland@deichman.no

Arbeidssted

Postboks 1453, Vika 0116 OSLO

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune Referansenr.: 5149411320 Stillingsprosent: 100% Fast Søknadsfrist: 17.08.2026