Rammeavtale for malertjenester og malerprodukter

Bakgrunn Arendal kommune skal etablere en ny rammeavtale for malerfaglige tjenester og malerprodukter til bruk i kommunale bygg og eiendommer. Avtalen skal primært dekke behovene til Arendal Eiendom, og skal også kunne benyttes av Arendal kirkelige fellesråd og Arendal Havn. Anskaffelsen gjennomføres fordi eksisterende avtale utløper, og fordi kommunen har behov for en mer hensiktsmessig avtalestruktur som skiller mellom utførende tjenester og varekjøp til arbeid i egen regi. Formålet er å sikre god behovsdekning, forutsigbar tilgang til kapasitet, effektiv bestilling og bedre oppfølging av kjøp og oppdrag. Kommunen har et løpende behov for maling, utstyr og forbruksmateriell, samt maler-, tapetserer- og gulvleggertjenester i forbindelse med vedlikehold, oppgradering og mindre rehabiliteringsarbeider. Behovet varierer mellom virksomhetene og over tid, og det er derfor viktig med en rammeavtale som gir fleksibilitet, rask respons og god leveringssikkerhet. Kommunen ønsker samtidig en løsning som understøtter en tydelig grenseflate mellom oppdrag som utføres av ekstern leverandør og produkter som kjøpes inn til kommunens eget bruk. Dette skal bidra til mer enhetlig praksis, bedre kostnadskontroll og enklere kontraktsoppfølging. Beskrivelse av oppdraget Anskaffelsen gjelder en rammeavtale for malerfaglige tjenester og malerprodukter for Arendal kommune og tilknyttede virksomheter. Rammeavtalen omfatter både kjøp av tjenester og kjøp av varer til bruk i kommunens løpende drift og vedlikehold. Oppdraget er delt i to delkontrakter. Delkontrakt 1 omfatter maler-, tapetserer- og gulvleggertjenester, inkludert nødvendig materiell og utstyr som inngår i utførelsen av oppdraget. Delkontrakt 2 omfatter maling, sparkel, forbruksmateriell og tilhørende utstyr til kommunens eget bruk ved arbeid i egen regi. Tjenestedelen skal dekke både innvendige og utvendige arbeider, og vil i hovedsak omfatte vedlikehold, mindre oppgraderinger og rehabiliteringsarbeider i kommunale formålsbygg. Produktdelen skal dekke standard behov for malingsprodukter og tilhørende utstyr til bruk i kommunens egne arbeidsoppgaver. Det etterspørres en leveranse som gir kommunen tilgang til relevant fagkompetanse, nødvendig kapasitet og egnede produkter innenfor avtalens omfang. Rammeavtalen skal legge til rette for en praktisk og tydelig bestillingsmodell, slik at både tjenesteoppdrag og varekjøp kan gjennomføres på en effektiv og forutsigbar måte.

Alle interesserte leverandører kan levere tilbud gjennom Hyyr. Konkurransen har ingen prekvalifiseringsfase. Tilbudene evalueres direkte, og det er ikke adgang til dialog eller forhandlinger utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.

Beskrivelse av anskaffelsen Arendal kommune skal inngå rammeavtale for malerfaglige tjenester og produkter. Rammeavtalen skal dekke behovene til Arendal kommune og tilknyttede virksomheter, primært Arendal Eiendom, men skal også kunne benyttes av Arendal Havn og Arendal kirkelige fellesråd. Anskaffelsen skal sikre enkel og forutsigbar tilgang til varer og håndverkstjenester i forbindelse med drift og vedlikehold, mindre oppgraderinger og enkelte rehabiliteringsarbeider i kommunale bygg og eiendommer. Oppdragene vil hovedsakelig være mindre, innvendige arbeider, men rammeavtalen skal også kunne benyttes til utvendige og mer omfattende oppdrag. Behovet og omfanget vil variere gjennom avtaleperioden. Delkontrakter Rammeavtalen er delt i følgende delkontrakter: Delkontrakt 1: Maler-, tapetserer- og gulvleggertjenester. Delkontrakt 2: Malerprodukter og tilhørende utstyr til arbeider som oppdragsgiver utfører i egen regi. Tilbyder kan gi tilbud på én eller begge delkontraktene. Delkontrakt 1: Maler-, tapetserer- og gulvleggertjenester Delkontrakten omfatter innvendige og utvendige malerarbeider, tapetsering, gulvlegging og tilhørende arbeider i forbindelse med vedlikehold, oppgradering og rehabilitering av kommunale bygg og eiendommer. Oppdragene vil variere i størrelse og kompleksitet og skal hovedsakelig utføres ved oppdragsgivernes lokasjoner i Arendal kommune. Leverandøren skal som hovedregel utføre oppdragene med egne ansatte og selv anskaffe nødvendige materialer og utstyr. Arbeidene skal gjennomføres fagmessig og koordineres med oppdragsgiver slik at hensynet til brukerne og den ordinære driften ivaretas. Bruk av underleverandører krever skriftlig forhåndsgodkjenning fra oppdragsgiver. Leverandøren har uavhengig av dette fullt ansvar for kontraktsoppfyllelsen. Det inngås parallelle rammeavtaler med inntil tre leverandører, rangert som leverandør 1, 2 og 3 på grunnlag av resultatet i konkurransen. Oppdrag med en estimert verdi under 500 000 kroner ekskl. mva. tildeles som hovedregel leverandør 1. Oppdraget kan tildeles neste leverandør i rangeringen dersom en høyere rangert leverandør ikke har kapasitet, ikke bekrefter bestillingen innen avtalt frist, ikke kan overholde påkrevd fremdrift eller responstid, eller når andre saklige forhold ved oppdraget gjør dette nødvendig. Ved hasteoppdrag kan oppdragsgiver henvende seg til den høyest rangerte leverandøren som kan overholde responstidskravet. Dersom flere leverandører kan overholde kravet, følges den ordinære rangeringen. Minikonkurranse kan gjennomføres ved oppdrag over kr 200 000 eks. mva. For oppdrag med en estimert verdi på 500 000 kroner ekskl. mva. eller mer skal det gjennomføres minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene. Oppdragsgiver kan også gjennomføre minikonkurranse under denne verdien dersom oppdragets art eller kompleksitet tilsier det. Ved minikonkurranser kan oppdraget tildeles på grunnlag av pris, oppdragsforståelse og gjennomføring, fremdrift og leveringstid, tilbudt nøkkelpersonells kompetanse og erfaring samt klima- og miljøhensyn. Oppdragsgiver velger hvilke av kriteriene som er relevante for det enkelte oppdrag. Tildelingskriteriene, vektingen, prisformatet og kravene til dokumentasjon vil fremgå av den enkelte forespørselen. Verdiberegning Estimert kontraktsverdi er NOK 29 000 000 ekskl. mva. Kontraktsverdien er beregnet ut fra erfaringsgrunnlag fra de fire siste årene og er beheftet med usikkerhet. Estimert omfang er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ny konkurranse dersom denne rammeavtalen skulle overstige NOK 38 000 000 ekskl. mva før avtaleperioden utløper. Forbehold Alle forbehold leverandør har til tilbudet skal oppgis under punktet forbehold i KGV – løsningen. Alternative tilbud Det er ikke tillatt å gi alternative tilbud.

Beskrivelse av anskaffelsen Arendal kommune skal inngå rammeavtale for malerfaglige tjenester og produkter. Rammeavtalen skal dekke behovene til Arendal kommune og tilknyttede virksomheter, primært Arendal Eiendom, men skal også kunne benyttes av Arendal Havn og Arendal kirkelige fellesråd. Rammeavtalen skal bidra til effektiv og forutsigbar dekning av kommunens behov for malerprodukter og tilhørende utstyr i forbindelse med drift og vedlikehold, mindre oppgraderinger og enkelte rehabiliteringsarbeider i kommunale bygg og eiendommer som gjennomføres i egen regi. Videre skal avtalen sikre god kvalitet på produktene, konkurransedyktige priser, effektiv ressursutnyttelse samt enkle og hensiktsmessige bestillings- og leveringsrutiner for de avtalebrukende virksomhetene. Delkontrakter Rammeavtalen er delt i følgende delkontrakter: Delkontrakt 1: Maler-, tapetserer- og gulvleggertjenester. Delkontrakt 2: Malerprodukter og tilhørende utstyr til arbeider som oppdragsgiver utfører i egen regi. Tilbyder kan gi tilbud på én eller begge delkontraktene. Delkontrakt 2: Malerprodukter og tilhørende utstyr Delkontrakten omfatter kjøp og levering av maling, sparkel, fugemasser, rengjøringsprodukter, forbruksmateriell og tilhørende utstyr til drift, vedlikehold, mindre oppgraderinger og rehabiliteringsarbeider som oppdragsgiver utfører i egen regi. Produktene skal være egnet for profesjonell bruk og kunne benyttes til både innvendige og utvendige arbeider i kommunale bygg og eiendommer. Avtalen skal sikre oppdragsgiver enkel og forutsigbar tilgang til et hensiktsmessig sortiment av kvalitetsprodukter til konkurransedyktige priser. Oppdragsgiver skal kunne kjøpe og hente produkter direkte i leverandørens butikk eller utsalgssted i ordinær åpningstid, samt bestille levering til angitte lokasjoner i Arendal kommune. Leverandøren skal tilby enkle bestillingsrutiner, god produkttilgjengelighet, nødvendig produktveiledning og effektiv levering. Behovet og omfanget vil variere gjennom avtaleperioden, blant annet avhengig av vedlikeholdsbehov, planlagte tiltak og tilgjengelige budsjetter. Det inngås rammeavtale med én leverandør. Avrop foretas fortløpende etter oppdragsgivers behov i avtaleperioden. Verdiberegning Estimert kontraktsverdi for delkontrakt 2 er NOK 1 000 000 ekskl. mva. Kontraktsverdien er beregnet ut fra forventet forbruk og er beheftet med usikkerhet. Estimert omfang er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ny konkurranse dersom denne delkontrakten skulle overstige NOK 2 000 000 ekskl. mva. før avtaleperioden utløper. Forbehold Alle forbehold leverandør har til tilbudet skal oppgis under punktet forbehold i KGV – løsningen. Alternative tilbud Det er ikke tillatt å gi alternative tilbud.