Anskaffelse - Forsystem kommunale eiendomsavgifter, 2025

Orientering: Leverandør skal i kostnadsberegningen fylle ut vedlagt prisskjema, og levere som vedlegg til tilbudet i Excel-format. Alle felter i vedlagte prisskjema merket med gult skal fylles ut. Manglende utfylling av prisfelt vil kunne medføre vanskeligheter med å kunne vurdere tilbudet, og tilbudet vil da kunne bli avvist. Alle priser er i NOK, ekskl. mva., inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med leveransen. Ordregebyr og fakturagebyr er å regne som utgifter. Prisene skal inneholde alle kostnader for kunde som inngår i denne konkurransen. Kostnader som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er spesifikt angitt i tilbudet, vil oppfattes som inkludert i de oppgitte kostnadene. Evaluering: Ved vurdering av pris benyttes hybridmodell med knekkpunkt 1. Vedlagt følger mal for evalueringsmodellen.  Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

Orientering: Tildelingskriteriet Kvalitet vurderes på bakgrunn av oppfyllelse av A- og B-krav i kravspesifikasjonen. Kravene vektes som følger i vurderingen av kvalitet: A-krav 70% B-krav 30% Evaluering: Leverandørens beskrivelse av hvordan kravene oppfylles vil danne grunnlaget for evalueringen. Oppdragsgiver vil vurdere: I hvilken grad leverandørens løsning oppfyller de stilte kravene (A- og B-krav) både funksjonelt og kvalitativt. Funksjonalitet: Hvor godt løsningene dekker behovet, herunder effektivitet, fleksibilitet og tekniske egenskaper. Brukervennlighet: Hvor enkelt og intuitivt løsningene vil være for sluttbrukere og saksbehandlere. Detaljnivå og kvalitet på beskrivelsene, herunder hvor konkret, presis og relevant leverandørens redegjørelse er. Dokumentasjon av hvordan foreslått løsning oppfyller krav, med eventuelle illustrasjoner eller eksempler. Beste løsning vil bli tildelt høyeste poengscore (10 poeng). Øvrige tilbud vil bli rangert og tildelt poeng forholdsmessig ut fra den beste løsningen. Manglende beskrivelse, vage eller generelle uttalelser uten dokumentert løsning, eller manglende oppfyllelse av krav, vil kunne føre til lavere poengscore.

Orientering:  Oppdragsgiver ønsker at leverandøren svarer ut følgende brukstilfeller (use cases), gjerne med en video som beskriver prosessene. 1. Oppretting av ny eiendom Scenario: Kommunen mottar melding om ny eiendom som skal inn i gebyrsystemet. Prosess: Hvordan opprette ny avtale. Hvordan sende engangsgebyr for VA-tilknytning. Hvordan registrere løpende gebyrer (vann og avløp etter BRA). Evaluering: Systemets evne til å håndtere og effektivisere manuell registrering og automatisering fra matrikkel vurderes her. 2. Installasjon av vannmåler Scenario: En kunde har installert vannmåler. Prosess: Registrering av vannmåler og vannmålerkontakt. Henting av mobilnummer fra kontaktregisteret. Mulighet for å legge inn annet mobilnummer. Evaluering: Vurderes etter funksjonalitet og brukervennlighet knyttet til varsling, datafangst og registrering, inkludert kommunikasjon og integrasjon mot kontaktregister og evt. SMS-løsning. 3. Avslutning av arealbasert gebyr Scenario: Kunde skal gå fra arealbasert gebyr til forskuddsbetaling. Prosess: Hvordan avslutte gebyr per BRA. Hvordan legge inn forskuddsbetaling for vann og avløp. Evaluering: Systemets evne til å støtte fleksibel faktureringsstruktur og brukerstøtte for omlegging vurderes. 4. Adresseendringer Scenario: Oppdragsgiver får melding om adresseendring. Prosess: Hvordan oppdateres og vedlikeholdes adresser. Evaluering: Funksjonalitet for oppdatering basert på matrikkeldata og eventuell automatikk vil vektes. 5. Hjemmelsoverganger Scenario: Det skjer eierskifte på en eiendom. Prosess: Hvordan registreres og håndteres overgangen i systemet. Evaluering: Systemets evne til å fange opp og prosessere hjemmelsoverganger, samt eventuell historikk/loggføring vurderes. 6. SMS-sending Scenario: Kommunen sender SMS til kunde. Prosess: Hvordan sendes SMS. Hvordan logges og dokumenteres meldinger. Evaluering: Vurderes på brukervennlighet, loggføring og systemets integrasjon med meldingsløsninger som SvarUT. 7. Brevskriving og arkiv Scenario: Saksbehandler sender brev fra systemet. Prosess: Hvordan kobles brevskriving i ulike moduler til sakssystemet (f.eks. Acos Websak Fokus). Evaluering: Det legges vekt på brukervennlighet og sporbarhet, samt integrasjon og støtte for arkivering.

Orientering:  Oppdragsgiver ønsker at leverandør skal bidra til en vellykket migrering fra ISY ProAktiv og Cubit til nytt system og sikre en effektiv implementering basert på erfaringer og beste praksis. Leverandør skal levere en detaljert implementeringsplan, med følgende milepæler og fremdrift: 1. Implementeringsplan og milepæler Leverandøren skal levere en detaljert implementeringsplan med følgende milepæler: Oppstart og samarbeid: Samarbeid igangsettes umiddelbart etter kontraktsinngåelse og senest 15. mai 2025. Innen 1. juni 2025 skal leverandøren gi tilgang til testbase med overførte data fra ISY ProAktiv. Testing og dataintegrasjon: Testing av import av testfiler: feiegebyr, Attvin og testfil til Visma. Parallell drift med ProAktiv til det nye systemet er klart for produksjon. Overgang til nytt system: Siste fakturering i ProAktiv gjennomføres for 3. termin (ca. 25. august 2025). Nytt system tas i bruk fra 1. september 2025, i forkant av fakturering av 4. termin i oktober. Fullføring og oppstart: Implementasjon og testing ferdigstilles innen 1. oktober 2025. Fakturering i nytt system må være operativt innen 20. oktober 2025. 2. E-læring: Beskriv tilgjengelige løsninger for e-læring som supplement eller alternativ til fysisk opplæring. Evaluering: Evalueringen av dette kriteriet vil være basert på en innkjøpsfaglig vurdering av kvaliteten på leverandørens beskrivelse av implementeringsplan, oppstartstilnærming og opplæringsopplegg.

Oppdragsgiver benytter unntaksbestemmelsen i FOA § 7-9 femte ledd, og vekter ikke klima- og miljøhensyn etter andre ledd. Det vurderes at anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig, og dette begrunnes nedenfor. Begrunnelse: Anskaffelsens gjenstand er et skybasert IKT-system som tilbys som en tjenesteavtale. Leveransen vil i hovedsak skje digitalt og innebærer ikke fysisk varetransport, produksjon eller ressurskrevende installasjon. Alle møter gjennomføres fortrinnsvis digitalt, og eventuelle fysiske reiser vil være svært begrenset og regulert etter prinsippet om lavest mulig miljøbelastning. Det forventes derfor et ubetydelig klimaavtrykk og miljøbelastning som følge av denne anskaffelsen. Dette vurderes å være i tråd med gjeldende praksis for anskaffelser av rene skytjenester og programvare uten fysisk installasjon eller omfattende logistikk.