Kontraktstildeling - System for innkjøpsanalyse

Oppdragsgiver skal anskaffe et system for innkjøpsanalyse.Systemet skal gi Oppdragsgiver oversikt og kontroll over varer og tjenester som kjøpes. Videre skal systemet også benyttes til avtaleoppfølging, deriblant priskontroll på avtaler og oppfølging av avtalelojalitet.Systemet skal analysere og kategorisere varelinjer fra EHF-faktura, med berikelse av informasjon fra Oppdragsgivers økonomisystem.I 2022 mottok Kristiansand kommune ca. 150 000 EHF-fakturaer, og disse utgjorde ca. 95% av alle fakturaer sendt til Kristiansand kommune.I 2022 mottok Utlendingsdirektoratet ca. 39 000 EHF-fakturaer, og disse utgjorde ca. 95% av alle fakturaer sendt til Utlendingsdirektoratet.I 2022 mottok Kristiansand kommune 262 EHF-kataloger. Disse ble lest inn i Visma Enterprise eHandel som grunnlag for bestilling av varer og tjenester på avtaler. I tillegg til bestilling på kataloger, benytter Kristiansand kommune punch-out løsninger mot sine leverandører. I 2023 har kommunen totalt 7 punch-out løsninger. I de tilfeller kataloger og punch-out ikke er hensiktsmessig opererer kommunen med prislister i Excel som ligger tilgjengelig for brukerne i kommunens avtaleoversikt.Utlendingsdirektoratet er i en startfase med å bruke EHF-kataloger og punch-out-løsninger i Unit4. Per oktober 2023 har UDI 2 EHF-kataloger og 4 punch-out-løsninger aktive i løsningen. Dette vil øke betraktelig de neste månedene.Det gjøres oppmerksom på at antall fakturaer, kataloger og punch-out løsninger er varierende. Det må forventes at Oppdragsgiver mottar flere fakturaer og kataloger, samt oppretter flere punch-out løsninger, enn det som er angitt ovenfor.På nåværende tidspunkt benytter Kristiansand kommune Visma Enterprise som ERP-system og Utlendingsdirektoratet benytter Unit4. Det gjøres oppmerksom på at ERP-systemet kan endres i løpet av avtaleperioden, og det forventes derfor at valgt leverandør tilpasser seg det til enhver tid gjeldende ERP-systemet.For nærmere beskrivelse vises det til vedlegg.