Kontorsjef

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Vil du kombinere ledelse, utvikling og samarbeid i en sentral rolle? Vi søker kontorsjef.

Institutt for sosialt arbeid er et av Norges største fagmiljøer innen det sosialfaglige feltet. Hos oss blir du en del av et levende kunnskapsmiljø med sterke fagtradisjoner. Vi tilbyr studier på bachelor-, master- og doktorgradsnivå innen sosialt arbeid, barnevern og funksjonshemming, samt etter- og videreutdanning. Hos oss møter du 75 ansatte og rundt 800 studenter – og får som kontorsjef en sentral rolle der du kan gjøre en forskjell.

Som kontorsjef blir du bindeleddet mellom administrasjonen, instituttledelse og SU fakultetet, og du blir en viktig bidragsyter i arbeidet med å utvikle og styrke virksomheten vår. Du vil få en aktiv og variert rolle med ansvar for å skape et produktivt arbeidsmiljø som legger til rette for trivsel og vekst for medarbeiderne våre.

Som kontorsjef tar du ansvar for sentrale områder som HR, økonomi, studier, forskning, arealforvaltning, IT og kommunikasjon, og du sørger for at de administrative funksjonene spiller godt sammen. Du har god oversikt og sterk gjennomføringsevne, og samarbeider tett med både fagmiljøer og administrative ressurser på fakultetsnivå.

Du er en del av instituttets ledergruppe og jobber tett med instituttleder som lederstøtte for å bidra til at instituttet lykkes. Du leder og utvikler de administrative prosessene ved instituttet, og bygger relasjoner og deler erfaringer gjennom nettverk med administrative ledere på tvers av fakultetet og NTNU.

Din nærmeste leder er instituttleder, og ditt arbeidssted er Trondheim, campus Helgasetr.

Hva går jobben ut på?

• Lede og videreutvikle administrasjonen ved instituttet
• Personalledelse for teknisk-administrativt ansatte ved instituttet
• Ha ansvar for gode beslutningsgrunnlag for ledelse, råd og utvalg og sette i verk beslutninger tatt av instituttledelsen
• Drive arbeidet til instituttet med økonomi, årsplan, budsjett og oppfølging i forbindelse med disse oppgavene
• Lederstøtte til, og tett samarbeid med instituttleder og ledergruppen
• Ivareta og utvikle gode og effektive teknisk-administrative støttefunksjoner og rutiner
• Rapportere på virksomhetsområdene forskning og utdanning i samarbeid med ledelse
• Representere instituttet i ulike fora og nettverk og delta i prosjektarbeid utenfor instituttet
• Samarbeide med fakultetet om bruk av fellesressurser, og faglig og organisatorisk utvikling
• Ivareta og videreutvikle det gode arbeidsmiljøet vårt, og bidra til faglig utvikling

Det må påregnes endringer i arbeidsoppgaver

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

• Relevant utdanning på minimum bachelornivå
• Erfaring med økonomi- og virksomhetsstyring
• Erfaring med personalledelse og HR
• Gode muntlig og skriftlig framstillingsevne i norsk og engelsk

Det er en fordel om du har

• Relevant utdanning på masternivå
• Erfaring fra universitets- og høyskolesektoren
• Erfaring med lederstøtte
• Erfaring med endringsprosesser
• Erfaring med studieadministrasjon
• Relevant praksis fra administrativt arbeid som saksbehandling og med utredningsoppgaver
• Kjennskap til offentlig forvaltning og regelverk
• God IT-kompetanse

Personlige egenskaper

I stillingen som kontorsjef hos oss ser vi etter deg som er

• Trygg, inkluderende og tydelig
• God på å skape positivt engasjement og motivere til samarbeid
• Selvstendig, er god til å prioritere, koordinere og delegere
• Fleksibel, løsningsorientert og takler høyt arbeidspress i perioder

Ved vurdering av den best kvalifiserte, legger vi vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt din motivasjon for stillingen.

Hvorfor skal du velge oss?

• Du blir en del av Norges største universitet med et viktig samfunnsoppdrag – kunnskap for en bedre verden.
• Gode muligheter for kompetanseutvikling og karrierebygging.
• Fleksibel arbeidshverdag med ordninger for balanse mellom jobb og fritid.
• Attraktive velferdsordninger, blant annet pensjonsordning i Statens pensjonskasse.
• Moderne arbeidsverktøy og tilgang til et bredt faglig nettverk.
• Mulighet til å bidra til utvikling av utdanning, forskning og innovasjon i et internasjonalt miljø.
• Stabilitet og trygghet som følger med en statlig stilling.

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning av vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning.

Lønn og vilkår

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du bli lønnet i henhold til statens lønnsregulativ. Fra lønnen trekkes 2% lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Stillingsinnhold og organisatorisk tilknytning kan endre seg over tid.

For nødvendig samhandling faglig og sosialt, er det en forutsetning at du er til stede ved og tilgjengelig i arbeidsmiljøet på daglig basis.

Verdt å merke seg når du søker

Etter søknadsfristen vurderer vi din søknad basert på den informasjonen du har sendt inn i Jobbnorge. Sørg for at søknaden din tydelig viser hvordan dine kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaringer oppfyller kravene og kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Søknaden må inneholde:

• Søknadsbrev hvor du tydelig beskriver hvorfor du søker stillingen, og hvordan dine kvalifikasjoner og erfaringer oppfyller imøtekommer utlysningen
• CV
• vitnemål
• ev. attester

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning.

Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon. Som del av rekrutteringsprosessen, kan det bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater.

Kunstig intelligens (KI) kan brukes som støtte til enkelte administrative oppgaver, for eksempel til å utarbeide caseoppgaver eller forslag til intervjuspørsmål. Alle vurderinger og beslutninger i rekrutteringsprosessen gjøres av mennesker.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med instituttleder Erik Christensen, e-post: [email protected]. Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med HR-rådgiver Terese Brå, e-post: [email protected]

Vi gleder oss til å høre fra deg!

Søknadsfrist: 17.08.2026