Lederstøtte/personlig assistent (PA)

Om stillingen

Som lederstøtte/personlig assistent (PA) for rektor ved KHiO får du en sentral rolle tett på organisasjonens ledelse og beslutningsprosesser. Du vil være rektors nærmeste administrative støtte og bidra til en effektiv, strukturert og sømløs arbeidshverdag.

I stillingen samarbeider du tett med prorektorer, ledere, stab og administrasjon, og får bred innsikt i KHiOs samfunnsoppdrag og arbeid. Du vil ha ansvar for både operative, administrative og koordinerende oppgaver, samtidig som du bidrar til å skape struktur og fremdrift i rektors og rektoratets arbeid.

Stillingen og oppgavene krever høy grad av profesjonalitet og gode samarbeidsevner og trygg kommunikasjon med interne og eksterne samarbeidspartnere.

Vi ser etter deg som ligger flere skritt foran, evner å forutse behov og logistikkutfordringer, og som tar initiativ til løsninger før utfordringene oppstår.

Ansvar og oppgaver

• Daglig oppfølging av små og store oppgaver og støtte til rektoratet
• Sørge for gode prosesser som sikrer god planlegging, koordinering og oppfølging av saker, møter og aktiviteter
• Delta i ukentlige møter, innkalle, skrive referater og følge opp beslutninger, tiltak og frister
• Bidra til god informasjonsflyt mellom rektor, ledelsen og organisasjonen
• Bidra til praktisk tilrettelegging ved arrangementer, ledermøter, samlinger og representasjonsoppgaver
• Følge opp og bidra i utviklingsoppgaver knyttet til rektoratet
• Bistå i økonomioppfølging for rektoratets budsjettenhet
• Koordinere rektors kalender, møter – og reisevirksomhet
• Samarbeide tett med interne og eksterne aktører og være et profesjonelt kontaktpunkt på vegne av rektor

Kvalifikasjonskrav

Vi ser etter deg som har:

• Relevant utdanning innen administrasjon, ledelse, organisasjon, økonomi eller tilsvarende. Lang og relevant erfaring kan kompensere for formell utdanning.
• Erfaring fra lignende roller som personlig assistent eller annen lederstøttefunksjon
• Svært god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
• Meget gode digitale ferdigheter og solid erfaring med Microsoft 365
• Erfaring med koordinering av komplekse kalendere, møter og reiser

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen tror vi at du:

• Er svært strukturert og kvalitetsbevisst
• Har et skarpt øye for detaljer og høy grad av nøyaktighet
• Tar initiativ, arbeider selvstendig og har god dømmekraft
• Har sterk gjennomføringsevne og følger saker helt til de er løst
• Evner å prioritere mellom mange oppgaver og holde oversikt i et høyt tempo
• Er fleksibel og komfortabel med at planer kan endres på kort varsel
• God systemforståelse og evne til raskt å sette deg inn i nye verktøy
• Er serviceinnstilt og løsningsorientert
• Bygger gode relasjoner og kommuniserer profesjonelt med mennesker på alle nivåer
• Motiveres av å skape orden, struktur og gode prosesser

Kunsthøgskolen tilbyr

• Et inkluderende arbeidsmiljø med faglig dyktige kollegaer
• En spennende og utfordrende arbeidshverdag
• Et stort kunst- og kulturtilbud
• Fleksibel arbeidstid
• Gunstige låne og pensjonsbetingelser i Statens pensjonskasse

Vi tilbyr lønn etter Statens regulativ som rådgiver (kr 628 700 - 733 700) eller som seniorrådgiver (kr 715 400 - 864 400) avhengig av kvalifikasjoner og erfaring. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen går det 2 % lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.

Generell informasjon

Den som ansettes, må rette seg etter de lover og regler som til enhver tid gjelder for statlig virksomhet generelt, og universiteter og høgskoler spesielt, og må være forberedt på organisatoriske og arbeidsmessige endringer.

KHiO er en åpen og inkluderende høyskole, og alle kvalifiserte søkere er velkommen til å søke stilling hos oss. Vi har tro på at mangfold beriker arbeidsplassen og gjør oss bedre. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av alder, kjønn, kulturell bakgrunn, nedsatt funksjonsevne eller hull i CV.

Vi gjør oppmerksom på at søkers navn kan bli offentliggjort selv om søkeren ber om ikke å bli ført opp på søkerliste, jf. Offl. § 25. Søkeren vil i så fall bli varslet om dette og gitt anledning til å trekke søknaden.

Søknad skal sendes inn elektronisk via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge. Som vedlegg til søknaden skal det følge CV, attester, vitnemål, bekreftelser o.a.

Kontaktinformasjon

Nærmere opplysninger om stillingen fås ved henvendelse til rektor Marianne Skjulhaug, telefon 93091091 e-post mariskju@khio.no

Ved spørsmål om innlevering av søknad (tekniske spørsmål) ta kontakt med seksjon Mennesker og organisasjon på e-post: hr@khio.no.