Administrasjonsleder / Digital edderkopp

Vil du ha totalansvar for administrasjonen i hjertet av norsk teknologi? NTVA søker en digital edderkopp og administrativ motor i 100 % stilling. Er du i starten av karrieren, KI-nysgjerrig og trigges av økonomi, CRM og styrearbeid? Søk på en unik nøkkelrolle i Trondheim!

Hva vi ser etter

Du er en strukturert lagspiller som behersker moderne dataverktøy til fingerspissene.

• Digitalt innfødt og KI-offensiv: Du elsker moderne systemer og ser det som en sport å erstatte manuelle prosesser med smarte, teknologiske løsninger -- inkludert aktiv bruk av kunstig intelligens.
• Strukturert og ansvarsbevisst: Du trives med å ha det fulle oversiktsbildet. Du er nøyaktig med tall og budsjetter, og motiveres av å eliminere "skyggeregnskap" og ineffektivitet.
• En utpreget "edderkopp": Du er serviceorientert, god til å bygge relasjoner og trives med å være kontaktpunktet som knytter medlemmer, partnere og administrasjon sammen. Du liker å håndtere henvendelser fra medlemmer og publikum, og å involvere både frivillige og andre ansatte i organisasjonen når du trenger råd og assistanse.
• Proaktiv og uredd: Du venter ikke på beskjed, men ser hva som må gjøres og tar initiativ. Du ønsker en jobb der du kan vokse og ta stadig mer ansvar over tid.

Arbeidsoppgaver

Om rollen

Som vår administrative koordinator får du en unik mulighet til å "ta" hele administrasjonen. Du vil få hovedansvaret for at alt fra medlemskommunikasjon til økonomisk oppfølging går sømløst.

Vi ser etter deg som er i starten av karrieren og som trigges av å bygge struktur, ta ansvar og raskt vokse inn i en sentral rolle som administrativ leder for NTVA.

Du vil være vår fremste pådriver for å bruke moderne teknologi, inkludert KI, for å optimalisere arbeidsprosesser og frigjøre ressurser til akademiets kjerneoppdrag.

Du vil jobbe i et tett tospann med generalsekretæren for å sikre at akademiet drives profesjonelt, effektivt og fremtidsrettet.

Sentrale arbeidsoppgaver

• Økonomisk administrasjon og kontroll: Du er bindeleddet mot vårt regnskapsbyrå, og samhandler med dem gjennom bruk av moderne digitale verktøy. Du har ansvaret for fakturering av medlemsbedrifter i Industrielt råd. Du vil ha attestasjonsrett og godkjenner regninger og betalinger. Du følger opp våre forsikrings- og personalordninger, og andre avtaler som innebærer økonomiske transaksjoner.
• Medlemsservice og CRM: Du holder medlemsregisteret oppdatert og tar tak i arbeidet med profesjonalisering og effektivisering ved å innføre et nytt CRM-system. Du støtter rekrutteringsprosesser både for personlige medlemmer og bedriftsmedlemmer. Du koordinerer bidrag til akademiets årbok.
• Digital formidling: Drift og oppdatering av nettsider, nyhetsbrev og sosiale medier. Du produserer innhold (tekst, bilde, video) og sørger for god synlighet av NTVA og våre fagmøter i samarbeid med de regionale komiteene. Du tar initiativ til å ta i bruk de mest hensiktsmessige dataverktøy, gjerne norske eller europeiske systemer når det er mulig.
• Arrangementsledelse: Du har det praktiske og logistiske ansvaret for planlegging og gjennomføring av noen av NTVAs møter, som årsmøte, festmøte og strategisamlinger som berører styret og Industrielt. Du involverer relevante frivillige og andre ansatte (for eksempel studentassistenter) i dette arbeidet, og delegerer arbeidsoppgaver der det er hensiktsmessig.
• Strategisk støtte og styrearbeid: Du bistår generalsekretæren med strategisk utvikling, er med på forberedelser til styremøter og deltar selv i disse. Vi ser gjerne at du bidrar med egne impulser og innspill til hvordan akademiet kan utvikles.

Vi tilbyr

• En unik nøkkelrolle: Du får totalinnsyn i hvordan en organisasjon ledes og utvikles, og vil ha stor påvirkningskraft på vår vei videre.
• Enestående nettverk: Unik tilgang til noen av landets fremste eksperter og beslutningstakere innen akademia, næringsliv og politikk.
• Faglig og personlig vekst: For den rette kandidaten er dette en sjanse til å forme sin egen arbeidsplass og bygge en karriere i grensesnittet mellom teknologi og organisasjonsledelse.
• Fleksibilitet: Et uformelt og høyt kompetent arbeidsmiljø med stor grad av frihet under ansvar.
• Betingelser: Lønn og betingelser etter avtale basert på dine kvalifikasjoner og erfaring, og en unik sjanse til å bygge en CV som skiller seg ut.

I NTVA blir du en del av et miljø som brenner for teknologiens rolle i samfunnet. Vi gleder oss til å få en dedikert og ambisiøs kollega med på laget!