Digital løsning for ombruk av møbler, inventar og utstyr

Beskrivelse av anskaffelsen Eidsvoll kommune ønsker, på vegne av kommunene på Øvre Romerike (Hurdal, Nes, Nannestad, Eidsvoll, Ullensaker og Gjerdrum), å anskaffe en felles digital løsning for ombruk av kommunale eiendeler. Anskaffelsen gjelder en løsning som skal kunne benyttes både i den enkelte kommune og på tvers av kommunene, og som skal understøtte registrering, synliggjøring, søk, reservasjon og ombruk av kommunale eiendeler, herunder møbler, inventar og utstyr. Kommunene har gjennomført en markedsdialog for å få oppdatert kunnskap om tilgjengelige løsninger, funksjonalitet, teknologisk modenhet og muligheter for innføring og videreutvikling. Innspillene fra markedsdialogen er, sammen med kommunenes behovsbeskrivelse, lagt til grunn for utformingen av anskaffelsen. Formålet med løsningen er å gjøre det enklere å registrere, synliggjøre, finne og ombruke eiendeler internt i den enkelte kommune og på tvers av kommunene. Løsningen skal bidra til bedre utnyttelse av eksisterende ressurser, redusert behov for nyinnkjøp og mindre kassasjon av brukbare eiendeler. Løsningen skal samtidig bidra til reduserte kostnader og klima- og miljøbelastning, samt gi kommunene bedre grunnlag for å dokumentere effekten av ombruk. Anskaffelsen er en del av det regionale samarbeidet om ombruk på Øvre Romerike og finansieres i prosjektperioden med midler fra Akershus fylkeskommune. Kommunene har i dag ikke et felles system for registrering, synliggjøring og ombruk av møbler, inventar og utstyr. Informasjon om tilgjengelige eiendeler deles blant annet gjennom e-post og Teams. Dette gir begrenset oversikt og gjør det vanskelig å koble enheter som har eiendeler til overs, med enheter som har behov for dem. Det er derfor behov for en felles og brukervennlig løsning som understøtter prosessen fra en eiendel blir tilgjengelig til den blir ombrukt av en annen enhet eller kommune. Løsningen bør blant annet legge til rette for enkel registrering og synliggjøring av eiendeler med relevant informasjon, oversikt, søk og filtrering, reservasjon eller interessehåndtering, administrasjon av brukere og tilganger, samt rapportering og statistikk over ombruk, økonomiske besparelser og klima- og miljøgevinster. Løsningen skal videre kunne håndtere flere virksomheter og brukere i samme løsning, og kunne tilpasses og videreutvikles dersom kommunenes behov endrer seg. God opplæring og brukerstøtte vil også være sentrale elementer. Samlet skal løsningen bidra til at kommunene går fra dagens fragmenterte og i stor grad manuelle håndtering av ombruk til en mer systematisk, effektiv og målbar praksis på tvers av kommunene. For nærmere informasjon om bakgrunn, behov og mål vises det til vedlagt behovsbeskrivelse.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.

Beskrivelse av anskaffelsen Eidsvoll kommune ønsker, på vegne av kommunene på Øvre Romerike (Hurdal, Nes, Nannestad, Eidsvoll, Ullensaker og Gjerdrum), å anskaffe en felles digital løsning for ombruk av kommunale eiendeler. Anskaffelsen gjelder en løsning som skal kunne benyttes både i den enkelte kommune og på tvers av kommunene, og som skal understøtte registrering, synliggjøring, søk, reservasjon og ombruk av kommunale eiendeler, herunder møbler, inventar og utstyr. Kommunene har gjennomført en markedsdialog for å få oppdatert kunnskap om tilgjengelige løsninger, funksjonalitet, teknologisk modenhet og muligheter for innføring og videreutvikling. Innspillene fra markedsdialogen er, sammen med kommunenes behovsbeskrivelse, lagt til grunn for utformingen av anskaffelsen. Formålet med løsningen er å gjøre det enklere å registrere, synliggjøre, finne og ombruke eiendeler internt i den enkelte kommune og på tvers av kommunene. Løsningen skal bidra til bedre utnyttelse av eksisterende ressurser, redusert behov for nyinnkjøp og mindre kassasjon av brukbare eiendeler. Løsningen skal samtidig bidra til reduserte kostnader og klima- og miljøbelastning, samt gi kommunene bedre grunnlag for å dokumentere effekten av ombruk. Anskaffelsen er en del av det regionale samarbeidet om ombruk på Øvre Romerike og finansieres i prosjektperioden med midler fra Akershus fylkeskommune. Kommunene har i dag ikke et felles system for registrering, synliggjøring og ombruk av møbler, inventar og utstyr. Informasjon om tilgjengelige eiendeler deles blant annet gjennom e-post og Teams. Dette gir begrenset oversikt og gjør det vanskelig å koble enheter som har eiendeler til overs, med enheter som har behov for dem. Det er derfor behov for en felles og brukervennlig løsning som understøtter prosessen fra en eiendel blir tilgjengelig til den blir ombrukt av en annen enhet eller kommune. Løsningen bør blant annet legge til rette for enkel registrering og synliggjøring av eiendeler med relevant informasjon, oversikt, søk og filtrering, reservasjon eller interessehåndtering, administrasjon av brukere og tilganger, samt rapportering og statistikk over ombruk, økonomiske besparelser og klima- og miljøgevinster. Løsningen skal videre kunne håndtere flere virksomheter og brukere i samme løsning, og kunne tilpasses og videreutvikles dersom kommunenes behov endrer seg. God opplæring og brukerstøtte vil også være sentrale elementer. Samlet skal løsningen bidra til at kommunene går fra dagens fragmenterte og i stor grad manuelle håndtering av ombruk til en mer systematisk, effektiv og målbar praksis på tvers av kommunene. For nærmere informasjon om bakgrunn, behov og mål vises det til vedlagt behovsbeskrivelse.