Tolketjenester

Oppdragsgiver Harstad kommune skal på vegne av kommunene Harstad, Kvæfjord, Tjeldsund, Lødingen og Narvik gjennomføre denne konkurransen. Harstad kommune har ansvaret for gjennomføringen av konkurransen. Denne anbudskonkurransen omfatter alle 5 kommunene. Kommunene er selvstendige juridiske enheter og vil inngå separate avtaler. Bakgrunn Eksisterende avtale på tolketjenester utløper 10. november 2026, og det skal etableres en ny rammeavtale. Behovet for tolketjenester er stabilt og forventes å vedvare, samtidig som kravene til dokumentert kompetanse og forsvarlig håndtering av taushetsbelagt informasjon tilsier at vi må ha tydelige kontraktsmessige rammer, prosesser for bestilling og mekanismer for kvalitetssikring. Vi legger til grunn at vi i dagens situasjon har varierende typer oppdrag (planlagte møter, akutte hendelser, korte telefonoppdrag og mer krevende samtaler). Dette gjør det nødvendig med en avtalestruktur som både støtter høy tilgjengelighet og gir oss kontroll med kompetansen som benyttes i det enkelte oppdrag. Oppdragsgiver har behov for å sikre fortsatt tilgang til tolketjenester som understøtter forsvarlig og effektiv kommunikasjon i møte med brukere, pasienter, innbyggere eller andre personer med behov for språkbistand. Tjenestene er viktige for å ivareta korrekt informasjonsutveksling, likeverdig tjenesteyting og god saksbehandling. Den nye rammeavtalen skal gi oppdragsgiver forutsigbar tilgang til nødvendige tolketjenester innen ulike tolkeformer, og legge til rette for fleksible bestillinger tilpasset varierende behov. Behovet omfatter tolking via telefon og skjerm (videotolk), samt fremmøtetolk ved fysiske møter. I tillegg har vi behov for skriftlige oversettelser (translatør/oversettelse) ved behov. Beskrivelse av oppdraget Anskaffelsen gjelder rammeavtale for levering av tolketjenester. Leveransen skal omfatte: Anskaffelsen omfatter etablering av parallelle rammeavtaler med tre leverandører for følgende tjenester: Tolking via telefon eller via skjerm/video Fremmøtetolk i kommunens lokaler eller annet avtalt sted Translatørtjenester (skriftlige oversettelser) Oppdragsgiver ønsker å etablere parallelle rammeavtaler med flere leverandører. Leverandørene rangeres etter den score som oppnås i henhold til tildelingskriteriene. Den leverandør som oppnår høyest score (kalt leverandør 1) skal som hovedregel kontaktes først og skal tildeles avrop dersom denne leverandøren har ønsket tolk tilgjengelig. Dersom leverandør 1 ikke har ledig kapasitet eller ikke kan tilby forespurt tolk kontaktes leverandør som har oppnådd nest høyest score (leverandør 2), og så videre avhengig av hvor mange leverandører oppdragsgiver mener det er hensiktsmessig å tilby kontrakt. Rangering av leverandører vil skje på basis av oppgitte tildelingskriterier. Formålet med rammeavtalen er å dekke oppdragsgivers løpende behov for kvalifisert språkbistand på tvers av ulike situasjoner og fagområder. Det etterspørres en løsning som kan håndtere bestillinger innen de aktuelle tolkeformene og bidra til at oppdragsgiver får tilgang til relevante tjenester når behov oppstår. Avtalen har en antatt verdi på ca. kr 14 500 000,- totalt for alle kommunene i kontraktsperioden. Dette er et estimat basert på tilgjengelig informasjon om forbruk i perioden 2022-2026 og er ikke bindende for kommunene. Estimat fordelt pr kommune: Harstad kr 5 600 000 - maks 6 300 000 Lødingen kr 600 000 - maks 1 000 000 Kvæfjord kr 1 300 000 - maks 1 600 000 Tjeldsund kr 1 500 000 - maks 2 000 000 Narvik kr 5 600 000 - maks 6 300 000 Hovedtyngden av oppdragene ligger innenfor telefontolk/skjermtolk. Denne typen oppdrag utgjorde tilnærmet 85 % av kontraktssummen. Hovedandelen oppdrag for Harstad kommune vil være for legekontor, enhet for integrering, barneverntjenesten, hjemmetjenesten og skole- og barnehage. Ved bruk av tolk vil valget mellom de ulike kategoriene påvirkes av mange variabler, herunder hvilken virksomhet som bestiller, oppdragets varighet og kompleksitet, eventuelle ønsker de eksterne parter i saken måtte ha til hvilken type tolk som anvendes m.m. Det er også noe ulik praksis hos kommunene med hensyn til hvor stor andel av den totale oppdragsmengden som brukes på fjerntolk (telefontolk/skjermtolk), fremmøtetolk og oversettelse. Fordelingen innenfor de ulike tjenestene vil derfor kunne forandre seg i kontraktsperioden avhengig av framtidig behov. Rammeavtalen har en estimert maksimal verdi på inntil kroner 17 200 000 ekskl. mva. Oppgitt verdi er et anslag og innebærer ingen kjøpsforpliktelser utover faktisk behov i avtaleperioden.

Alle interesserte leverandører kan levere tilbud gjennom Hyyr. Konkurransen har ingen prekvalifiseringsfase. Tilbudene evalueres direkte, og det er ikke adgang til dialog eller forhandlinger utover mindre avklaringer og korrigeringer av tilbudene. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kommunikasjonsmodulen i Hyyr.

Oppdragsgiver Harstad kommune skal på vegne av kommunene Harstad, Kvæfjord, Tjeldsund, Lødingen og Narvik gjennomføre denne konkurransen. Harstad kommune har ansvaret for gjennomføringen av konkurransen. Denne anbudskonkurransen omfatter alle 5 kommunene. Kommunene er selvstendige juridiske enheter og vil inngå separate avtaler. Bakgrunn Eksisterende avtale på tolketjenester utløper 10. november 2026, og det skal etableres en ny rammeavtale. Behovet for tolketjenester er stabilt og forventes å vedvare, samtidig som kravene til dokumentert kompetanse og forsvarlig håndtering av taushetsbelagt informasjon tilsier at vi må ha tydelige kontraktsmessige rammer, prosesser for bestilling og mekanismer for kvalitetssikring. Vi legger til grunn at vi i dagens situasjon har varierende typer oppdrag (planlagte møter, akutte hendelser, korte telefonoppdrag og mer krevende samtaler). Dette gjør det nødvendig med en avtalestruktur som både støtter høy tilgjengelighet og gir oss kontroll med kompetansen som benyttes i det enkelte oppdrag. Oppdragsgiver har behov for å sikre fortsatt tilgang til tolketjenester som understøtter forsvarlig og effektiv kommunikasjon i møte med brukere, pasienter, innbyggere eller andre personer med behov for språkbistand. Tjenestene er viktige for å ivareta korrekt informasjonsutveksling, likeverdig tjenesteyting og god saksbehandling. Den nye rammeavtalen skal gi oppdragsgiver forutsigbar tilgang til nødvendige tolketjenester innen ulike tolkeformer, og legge til rette for fleksible bestillinger tilpasset varierende behov. Behovet omfatter tolking via telefon og skjerm (videotolk), samt fremmøtetolk ved fysiske møter. I tillegg har vi behov for skriftlige oversettelser (translatør/oversettelse) ved behov. Beskrivelse av oppdraget Anskaffelsen gjelder rammeavtale for levering av tolketjenester. Leveransen skal omfatte: Anskaffelsen omfatter etablering av parallelle rammeavtaler med tre leverandører for følgende tjenester: Tolking via telefon eller via skjerm/video Fremmøtetolk i kommunens lokaler eller annet avtalt sted Translatørtjenester (skriftlige oversettelser) Oppdragsgiver ønsker å etablere parallelle rammeavtaler med flere leverandører. Leverandørene rangeres etter den score som oppnås i henhold til tildelingskriteriene. Den leverandør som oppnår høyest score (kalt leverandør 1) skal som hovedregel kontaktes først og skal tildeles avrop dersom denne leverandøren har ønsket tolk tilgjengelig. Dersom leverandør 1 ikke har ledig kapasitet eller ikke kan tilby forespurt tolk kontaktes leverandør som har oppnådd nest høyest score (leverandør 2), og så videre avhengig av hvor mange leverandører oppdragsgiver mener det er hensiktsmessig å tilby kontrakt. Rangering av leverandører vil skje på basis av oppgitte tildelingskriterier. Formålet med rammeavtalen er å dekke oppdragsgivers løpende behov for kvalifisert språkbistand på tvers av ulike situasjoner og fagområder. Det etterspørres en løsning som kan håndtere bestillinger innen de aktuelle tolkeformene og bidra til at oppdragsgiver får tilgang til relevante tjenester når behov oppstår. Avtalen har en antatt verdi på ca. kr 14 500 000,- totalt for alle kommunene i kontraktsperioden. Dette er et estimat basert på tilgjengelig informasjon om forbruk i perioden 2022-2026 og er ikke bindende for kommunene. Estimat fordelt pr kommune: Harstad kr 5 600 000 - maks 6 300 000 Lødingen kr 600 000 - maks 1 000 000 Kvæfjord kr 1 300 000 - maks 1 600 000 Tjeldsund kr 1 500 000 - maks 2 000 000 Narvik kr 5 600 000 - maks 6 300 000 Hovedtyngden av oppdragene ligger innenfor telefontolk/skjermtolk. Denne typen oppdrag utgjorde tilnærmet 85 % av kontraktssummen. Hovedandelen oppdrag for Harstad kommune vil være for legekontor, enhet for integrering, barneverntjenesten, hjemmetjenesten og skole- og barnehage. Ved bruk av tolk vil valget mellom de ulike kategoriene påvirkes av mange variabler, herunder hvilken virksomhet som bestiller, oppdragets varighet og kompleksitet, eventuelle ønsker de eksterne parter i saken måtte ha til hvilken type tolk som anvendes m.m. Det er også noe ulik praksis hos kommunene med hensyn til hvor stor andel av den totale oppdragsmengden som brukes på fjerntolk (telefontolk/skjermtolk), fremmøtetolk og oversettelse. Fordelingen innenfor de ulike tjenestene vil derfor kunne forandre seg i kontraktsperioden avhengig av framtidig behov. Rammeavtalen har en estimert maksimal verdi på inntil kroner 17 200 000 ekskl. mva. Oppgitt verdi er et anslag og innebærer ingen kjøpsforpliktelser utover faktisk behov i avtaleperioden.