Kontraktstildeling IK-EØS 2025-074 Anskaffelse ny Økonomiløsning

I dette kriteriet vil leverandørens totalpris evalueres. Priser oppgis eks. mva. i NOK. Priselementene er delt inn i følgende kategorier og det er summen av disse som utgjør totalprisen: Etableringskostnader: Leverandøren skal oppgi alle kostnader knyttet til etablering (tilrettelegging og innføring) av Skytjenesten/Ytelsen iht. Avtalen, herunder prosjektkostnader, integrasjoner, datakonvertering, opplæring, eventuelle kostnader ved bruk av Skytjenesten fram til Leveringsdag og bistand i Hypercarefasen. Forvaltningskostnader: Leverandøren skal oppgi alle kostnader knyttet til forvaltning iht. Avtalen. Dette omfatter blant annet lisens- og transaksjonskostnader, brukerstøtte, vedlikehold, drift, oppgraderinger, testmiljø og administrasjon av avtalen. Forvaltningskostnadene beregnes for en avtaleperiode på 10 år. Forvaltningsfasen starter ved Leveringsdag. Tilleggstjeneste konsulentbistand/rådgivning. Leverandøren skal oppgi priser for konsulentbistand/rådgivning. Kunden har oppgitt et timeestimat for evalueringsformål. Prisbestemmelsene for øvrig framgår av Bilag 7 Pris og prisbestemmelser og Bilag 7 Vedlegg 1 Prisskjema. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal fylle ut Bilag 7 Vedlegg 1 Prisskjema. De samlede kostnadene for priselementene over framgår av arkfanen «Veiledning og samlet kostnad». Disse summene skal legges inn av leverandør i Mercell iht. oppsett under Produkter/Tjenester.

Oppdragsgiver gjør en helhetsvurdering av i hvilken grad Løsningen oppfyller Kundens krav og behov. Oppdragsgiver vil legge vekt på: 1. Funksjonsområder og hovedprosesser, med følgende innbyrdes vekting; Generelle og overordnede krav, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1A - Generelt) Masterdata og grunndata, vektes 17% (Vedlegg A, arkfane 1B - Masterdata og grunndata) Regnskap, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1C - Regnskap (hovedbok)) Inngående faktura, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1D - Inngående faktura) Utgående faktura, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1E - Utgående faktura) Virksomhetsstyring og rapporter, vektes 15% (Vedlegg A, arkfane 1F - Styring og rapporter) Prosjekt, vektes 8% (Vedlegg A, arkfane 1G - Prosjekt) 2. Brukervennlighet. Punkt 1 og 2 er angitt i prioritert rekkefølge. Metode for evaluering - generelt: Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet, samt demonstrasjon av tilbudt løsning. Demonstrasjonen skal gjennomføres av leverandør basert på forhåndsdefinerte brukertilfeller/case som leverandør får tilsendt i forkant av demonstrasjonen. Det er kun leverandørene som inviteres til forhandlinger som får anledning til å demonstrere sin løsning. Oppdragsgiver vil gjøre opptak av demonstrasjonen. Metode for evaluering av Brukervennlighet: Brukervennlighet vurderes ut fra en helhetsvurdering av de spesifikke kravene knyttet til brukervennlighet i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 2 - Brukervennlighet, samt de funksjonelle kravene i Vedlegg A Kravspesifikasjon arkfane 1A - 1G, i den grad disse er egnet til å vise Løsningens brukervennlighet. Brukervennlighet i Løsningens funksjonalitet vil også vurderes i Leverandørens demonstrasjon, hvor poengscore per evalueringskrav vil justeres ut fra hvor smidige arbeidsprosessene fremstår, hvor enkel løsningen fremstår i bruk, samt hvordan Løsningen støtter brukeren for å sikre korrekt utførelse av oppgaver. Dokumentasjonskrav: Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 1A til 1G og arkfane 2 – Brukervennlighet. Bilag 2 (hvor det er angitt at Leverandøren skal besvare krav iht. Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 1A-1G og 2 - Brukervennlighet)

Oppdragsgiver gjør en samlet vurdering ut fra oppfyllelse av Kundens krav og behov, og vil legge vekt på, i prioritert rekkefølge: 1. Digital sikkerhet. 2. Dataflyt og integrasjoner. Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet. Dokumentasjonskrav: Vedlegg A Kravspesifikasjon, arkfanene 3 – Digital sikkerhet og arkfane 4 – Data og integrasjonskrav.

I dette kriteriet vil oppdragsgiver legge vekt på, i prioritert rekkefølge: 1. Leverandørens Innledende og Generelle plan for gjennomføring av Avtalen. Leverandørens plan vurderes ut fra en helhetlig vurdering av planen. Det vil være positivt om planen er konkret, med klare ansvarsforhold, om den er realistisk og ivaretar Kundens behov for fleksibilitet, og om den legger opp til en arbeidsfordeling mellom Kunde og Leverandør som er tids- og ressursbesparende for Kunden. Kunden vil også blant annet vurdere: I hvilken grad planen tar hensyn til kompleksiteten ved å ha delvis parallelle og nært knyttede etableringsprosjekter. I hvilken grad Leverandørens plan for opplæring er målrettet og tilpasset de ulike brukergruppene, og om den er godt tilpasset til øvrige aktiviteter i etableringsprosjektet. I hvilken grad Leverandørens plan for etablering av integrasjoner legger til rette for at de kan testes og verifiseres i god tid til Kundens Godkjenningsprøve. I hvilken grad Leverandørens metode for konvertering av data reduserer risiko og sikrer datakvalitet. I hvilken grad Leverandørens plan for testing legger til rette for avdekking av feil i god tid før Godkjenningsprøven. Leverandørens beskrivelse av Hypercare-fasen og i hvilken grad denne legger til rette for tett oppfølging og effektiv håndtering av spørsmål og feil. 2. Leverandørens foreslåtte prosjektorganisering. For prosjektorganisering gjøres det en vurdering av: I hvilken grad Leverandøren beskriver en robust og smidig styringsmodell og prosjektmetodikk som er tilpasset at det vil løpe parallelle etableringsprosjekter. I hvilken grad samarbeidet med Bergen kommune organiseres på en forutsigbar måte, og om prosjektorganiseringen legger opp til en klar arbeidsfordeling mellom Kunde og Leverandør som er tids- og ressursbesparende for Kunden. Det er videre positivt om prosjektorganiseringen legger til rette for fleksibilitet som ivaretar behov for samhandling med leverandør av ny Innkjøpsløsning. I hvilken grad Leverandøren tilbyr et prosjektteam bestående av ressurser med relevant kompetanse og erfaring, med tydelige roller og ansvar. I hvilken grad Leverandørens beskrivelse av den kapasitet og kompetanse Kunden skal bidra med i etableringsprosjektet legger til rette for å være ressursbesparende for Kunde, samtidig som prosjektet totalt sett vil ha god behovsdekning. Dokumentasjonskrav: Bilag 4 Vedlegg 1 Innledende og generell plan for gjennomføring av Avtalen Bilag 4 Vedlegg 2 Prosjektorganisering, inkludert CV-er som dokumenterer opplysninger gitt i Bilag 4 Vedlegg 2

Oppdragsgiver gjør en samlet vurdering ut ifra oppfyllelse av Kundens krav og behov. Evalueringen skjer basert på leverandørens besvarelse iht. dokumentasjonskravet. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal fylle ut Bilag 5 og Bilag 2 (hvor det er angitt at Leverandøren skal besvare krav iht. Vedlegg A Kravspesifikasjon – arkfane 5 – Forvaltning)