Oppgradering av Bærum kommunes sak- og arkivsystem

Kontrakten kan bare leveres av en bestemt markedsdeltaker på grunn av fravær av konkurranse av tekniske årsaker

Bærum kommune har inngått kontrakt med Acos AS for oppgradering av nåværende WebSak versjon 8.14 til WebSak versjon 9, i påvente av ny konkurranse- og kontrakt, jf. anskaffelsesforskriften (FOA) § 13-4 (b) nr. 2. Oppgraderingen vil blant annet innebære at all drift og alle funksjoner, inkludert tilhørende moduler, vil foregå i en skybasert plattform driftet av Acos AS, til forskjell fra dagens situasjon hvor systemet er lagret lokalt. Nytt prosjekt er under etablering i kommunen og ny konkurranse med innledende leverandørdialog vil bli utlyst så raskt det lar seg gjøre. Nåværende WebSak-løsning utgår og teknisk support avsluttes november 2026. Det er derfor avgjørende at arkivverdige dokumenter lagres forsvarlig inntil ny sak- og arkivløsning er på plass. Den knappe tiden som gjenstår før end-of-life innebærer at det er umulig for kommunen å gjennomføre en konkurranse etter anskaffelsesregelverket, og samtidig sikre kommunen et tilstrekkelig sak- og arkivsystem, som er kompatibelt med kommunens øvrige systemer. Bærum kommune har inngått denne kontrakten for å sikre kommunen tilgang til et velfungerende sak- og arkivsystem, og for å ivareta drift og support inntil det er gjennomført en fullstendig konkurranse etter anskaffelsesregelverket. Konkurranse er derfor «umulig av tekniske årsaker», og vilkårene for å gjennomføre anskaffelse uten konkurranse er oppfylt, jf. FOA § 13-4 (b) nr. 2.