Hyllevare systemstøtte fritidskort

Anskaffelsen gjelder ytelser som bare en bestemt leverandør kan levere fordi konkurranse er umulig av tekniske årsaker, jf. FOA § 13-4 b nr. 2. Konklusjonen tas etter bred dialog med markedet. Anskaffelsen gjelder kjøp av ferdig utviklet standardløsning – en såkalt hyllevare – som skal understøtte kommunens behov for forvaltning av en tilskuddsordning som vi kaller fritidskort. En hyllevare er en løsning som allerede er i bruk og testet av andre for samme type bruk og formål. Fritidskort har vært svært høyt prioritert politisk, den har vært gjenstand for forhandlinger, og det er satt av penger til å dele ut fra ordningen allerede i 2026. Hyllevaren skal kunne tas i bruk på kort tid, tidlig i 2026, uten særlig ytterligere utvikling eller jobb knyttet til konfigurering/utvikling, og samtidig kunne integreres med kommunens egenutviklede løsninger og komplekse infrastruktur. Begrunnelsen for at løsningen må komme på plass raskt som en hyllevare er at kommunen må ha tid til å utvikle, integrere og teste kommunens egne systemer med løsningen, og kunne ta det i bruk for tildelinger av tilskudd som er avsatt for 2026. Det videre arbeidet vil kreve innsikt i domeneområdet (fritidskort) og utvikling i samarbeid med kommunen. Markedsundersøkelsen viste at øvrige leverandører i markedet trenger lenger utviklingstid for å kunne tilby nødvendige hovedfunksjonaliteter, og en ferdig løsning vil i så fall ikke være testet i sin helhet av andre før Oslo kommune. De utgjør dermed ikke hyllevarer på nåværende tidspunkt. Kommunen har ikke ressurser til først å samarbeide om å skreddersy, lage eller videreutvikle en løsning, og deretter vente på at det testes, før vi starter arbeidet med å koble den sammen med våre øvrige systemer. Det er nødvendig for kommunen å kunne etablere og ta i bruk systemet innen om lag tre uker fra signering av kontrakt. Løsningen må være godt testet og utprøvd, dokumentert og klar til bruk uten ytterligere utvikling. Den må raskt kunne skaleres opp (utbredelse) og gjøres automatisert og selvbetjent for ulike brukere (aktivitetstilbydere, brukere, kommuneansatte) i størst mulig grad. Løsningen må være: * Være digital, brukervennlig og universelt utformet, med lav brukerterskel * Være enkel å bruke for både kommunen, fritidstilbyderne og brukerne * Ha sikker identifisering av brukere * Sikre effektiv og korrekt tildeling, administrasjon og utbetaling av kontingenter,. enkel registrering og administrasjon av aktivitetstilbydere, enkel tildeling av fritidskort, at barn/forelde kan logge seg inn, motta og se saldo, * Ha automatiserte funksjoner/kreve minst mulig administrative ressurser. * Løsningen legger til rette for automatiserte arbeidsprosesser som sikrer personvern og informasjonssikkerhet * Være sikker - både ivareta informasjonssikkerhet og personvern, og være godt utprøvd (unngå barnesykdommer)/godt testet - i tid, antall kommuneansatte brukere, antall foreldre/barn som har benyttet løsningen og antall aktiviteter som har blitt lagt inn av aktivitetstilbydere - dette fordi ordningen vår skal omfatte svært mange foreldre, barn, ansatte og aktivitetstilbydere * Raskt kunne kobles sammen med kommunens øvrige systemer * Tilbud om bistand til opplæring av brukere for å kunne komme raskt i drift * Ha utprøvde rutiner både for etablering, drift og oppfølging * Må ha funksjonalitet som støtter administrering av alle aktivitetstilbyderene i Oslo for hele brukergruppen * Levere styringsdata og løpende statistikk/ gi enkel tilgang til data for rapporter og statistikk * Ha muligheter for integrasjon via APIer * Må håndtere fakturaer opp mot betalingssystem/bank. * Leverandøren må tilby nødvendig kundestøtte og opplæringstjenester, etablerte og utprøvde rutiner, inkludert opplæring til kommunens ansatte og aktivitetstilbydere, kundestøtte og brukerdokumentasjon Omfattende markedsdialog viser at det kun er en leverandør i markedet som har mulighet til å levere en hyllevare med samtlige av de hovedfunksjonalitetene som Oslo kommune har behov for, som i tillegg er godt testet og utprøvd, dokumentert og klar til bruk. Valgte leverandør har ikke behov for videre utvikling utenom mindre tilpasninger for å koble tilbudt løsning til Oslo kommunes systemer.