Dynamisk innkjøpsordning - Kjøp og levering av møbler til Trondheim kommune

Det skal i tilbudet legges ved produktark. Produktark skal være merket med nummerering som korresponderer med hver varelinje vedlegg 2 tilbudsskjemaet. Produktark skal inneholde informasjon om: Riktig bilde av tilbudt produkt Navn på produsent Navn på produktet og link til produktets hjemmeside/nettside Beskrivelse av produkt (inkludert egnethet og funksjonalitet for brukergruppen) Tekniske spesifikasjoner (inkl informasjon om støy/støydemping) Kjernemateriale, og om dette avviker fra spesifikasjon i tilbudsskjemaet Utførelse/overflatemateriale, og om dette avviker fra spesifikasjon i tilbudsskjemaet Mål, og om dette avviker fra spesifikasjon i tilbudsskjemaet Mulige fargevalg inkludert i pris Informasjon om vedlikehold og rengjøring Garantitid og forventet levetid fra produsent Sertifiseringer Mangelfull beskrivelse av produkt i produktark i forhold til Oppdragsgivers liste ovenfor vil bli behandlet som avvik og mulig trekk ved evaluering av produktet. Ved evaluering av kvalitet og uttrykk vil det bli gitt poeng ut fra en skjønnsmessig helhetsvurdering av elementene i tildelingskriteriet. Elementene som vil bli vurdert er krav som er satt i konkurransen, funksjonalitet og egnethet for brukergruppen, materialbruk og overflate, ergonomi, design og helhetlig uttrykk, holdbarhet, stabilitet og sikkerhet, kvalitet tekstiler, rengjøring og vedlikehold. Tilbudte produkter vil bli vurdert etter følgende skala: 0- Uegnet-oppfyller ikke behov/krav 1- Svært lav behovstilfredsstillelse 2- Lav behovstilfredsstillelse 3- Middels god behovstilfredsstillelse, men ikke fullt samsvar 4- I samsvar med ønsket behovstilfredsstillelse og uttrykk 5- Svært god behovstilfredsstillelse i forhold til ønsket kvalitet Score for produktvurdering blir multiplisert med evalueringsvekt for aktuelt produkt og summert. Teoretisk mulig kvalitetsscore er Sum evalueringsvekt (100 %) x 5 poeng = 5 poeng, som ville vært oppnådd dersom en tilbyder tilbyr produkter som vurderes til poengscore 5 for for samtlige etterspurte produkter. Ved poenggivning for kriteriet tas det utgangspunkt i en forventningsverdi for score på 4,25 poeng(85 % av teoretisk mulig score). Oppnåelse av denne forventningsverdien gir 10 poeng på kriteriet. Tilbudene gis poengscore basert på relativ differanse i score sammenlignet med forventningsverdi for score. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om det kan være behov for befaring av noen få produkter. Denne avgjørelsen vil bli tatt rett etter tilbudsfrist og melding om hvilke produkter som dette vil gjelde for, meddeles i melding via Mercell. Produkter som ikke oppfyller krav gis 0 poeng. Dersom 10 eller flere produkter eller produkter som samlet utgjør 10 % eller mer av estimert omfang gis 0 poeng vil Oppdragsgiver avvise tilbudet. Dersom 5 eller flere produkter eller produkter som samlet utgjør 5 % eller mer av estimert omfang gis 0 poeng kan Oppdragsgiver avvise tilbudet. Produkter som ikke oppfyller krav skal skiftes ut med produkt som oppfyller krav og det skal gis lik eller bedre pris enn det som er tilbudt, dersom tilbudet ikke blir avvist.

Oversikt over etterspurte produkter finnes i Vedlegg 2 - Tilbudsskjema. Enhetspriser for produktene fylles ut i skjemaet. Totalpris fra vedlegg 2 - Tilbudsskjema fylles inn under fanen "Produkter" i Mercell-portalen. Det er i tilbudsskjemaet en fane for løst inventar og en for spesial, i arkfane 3 summeres totalpris i celle E7, som legges inn i Mercell. Det skal oppgis en grunnpris (innkjøpspris eller veiledende pris) på produktet i kolonne S. Videre skal påslags- eller rabattsats oppgis i kolonne T. Alle tilbudte produkter i tilbudsskjemaet skal tilfredsstille kravene oppgitt i kravspesifikasjon og tilbudsskjema. Eksempelbilder er kun veiledende og viser ønsket funksjon. Priser skal oppgis i NOK eks. mva. fritt levert til angitt sted. Priser skal også være inkludert montering. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer. Dette i form av fakturagebyr, forsikringsgebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til i de prisvilkår som gjelder. Med hensyn til eventuelle suppleringskjøp skal det for øvrig produktsortiment, reservedeler og slitedeler oppgis rabatt-/påslagssatser for produsentene det tilbys produkter fra (arkfane 2 i tilbudsskjemaet). Rabatt-/påslagssats skal være fast i hele avtaleperioden. For produktene som er oppgitt i prisskjemaet gjelder prisreguleringsmekanisme som spesifisert i kontraktens punkt 13.1. For det øvrige sortimentet er leverandørens til en hver tid gjeldende veiledende pris +/- påslag/rabatt grunnlag for pris til Oppdragsgiver.

Ved denne anskaffelsen er det 17 varelinjer oppdragsgiver anser det som lite sannsynlig at det finnes et totalt produkt som er miljømerket, og det er derfor utarbeidet et eget tildelingskriterium for disse. Dette gjelder alle varelinjene i arkfane 2 - Tilbudsskjema - spesial. Leverandør skal levere en skriftlig besvarelse av kriteriet i vedlegg 9- Miljøbesvarelse, under “Spesialprodukter" For SP16 og SP25 gjelder kravet om miljøvennlig tekstil jfr 4.11.0. Besvarelsen skal ikke overstige 4 A4-sider med normale marger, skrifttype Source Sans Pro, Calibri eller Times New Roman, skriftstørrelse 12 og linjeavstand 1. Eventuelle ovennevnte sertifikater vedlegges tilbudet og henvises til i teksten, og vil ikke inngå i tekstbegrensningen. Beskrivelsen skal inneholde svar på følgende spørsmål for alle de 17 produktene: Har de ulike delene/komponentene i produktet, eksempelvis plate, overflate, overflatebehandling, kantlist og understell, miljømerking type 1 eller type 1-lik, som svarer til dokumentasjonskravene som er gitt under “DOKUMENTASJONSKRAV” i Vedlegg 9 - Miljøbesvarelse? Her ser Oppdragsgiver det som sannsynlig at kun en andel av eller enkelte komponenter ved produktet er miljømerket, og det vil derfor bli gitt en score ut ifra hvor stor andel av produktet som er sertifisert. Oppdragsgiver vil benytte innkjøpsfaglig skjønn til å beregne andelen av produktet som er sertifisert. Benyttes det resirkulert materiale i produktene, Oppgi grad av resirkulert materiale per materialtype (eksempelvis stål, glassfiber, trevirke, plast) og hvordan dette oppnås. Er hele virksomheten til produsenten(e) av komponentene miljøsertifisert med enten miljømerking type 1 (eks. svanemerket) eller et miljøledelsessystem/-standard(ISO 14001, EMAS, miljøfyrtårn)? Det må vedlegges tredjepartsertifisert sertifikat og oppgis sertifiseringsordning og lisensnummer i besvarelsen. Finnes det andre klima og miljø aspekter ved produktet som er hensyntatt? Anskaffelsesfaglig skjønn vil bli lagt til grunn for evaluering av kriteriet.