Programvare og system for sikker utskrift og scanning

Krav:Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre avtalen.Påkrevd økonomisk kapasitet vurderes i forhold til avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet. Dokumentasjonskrav: Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering av leverandøren. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente supplerende informasjon om tilbyders økonomi Merk: Dersom leverandøren har saklig grunn, kan de dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge annen relevant dokumentasjon.

Krav: Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Dokumentasjon: Tilbyder besvarer utvelgelseskriteriet i word, maksimalt 3 sider med 11 i skriftstørrelse. Besvarelsen skal inneholde: - Kort omtale av inntil tre relevante referanseprosjekter med angivelse av kunde, kundekontakt, leveranseomfang, verdi og leveranse år. - Tilbyders rolle og hovedoppgaver. - Resultater og eventuelle læringspunkter. Evaluering: Vil evalueres utfra tilbyders besvarelse basert på følgende: - Erfaring med leveranser til kommunal eller offentlig sektor, eller større virksomheter med tilsvarende krav til informasjonssikkerhet og brukerautentisering. - Erfaring med opplæring, implementeringsstøtte og samhandling med kundens IKT-avdelinger eller driftsenheter. - Erfaring med programvaren som tilbys, inkludert integrasjon mot flere maskinleverandører (MFP) og tilpasning til eksisterende infrastruktur (on-prem, hybrid eller skyløsninger). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte referanse for å vurdere den beskrevne erfaringen.

Krav: Leverandør skal ha implementert og ha et fungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av firmaets kvalitetssikringssystem som er implementert i virksomheten. Dersom leverandør er sertifisert etter ISO 9001 eller tilsvarende 3.-parts verifiserte systemer, vil det være tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.

Krav: Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav:• Norske selskaper: Firmaattest• Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

Dokumentasjon: Beskriv primærkontaktpersonenes kompetanse i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» på inntil 2 sider. Evaluering: Oppdragsgiver ønsker kompetente primærkontakter på support, for eksempel 1-3 personer. Supportkontaktene vurderes basert på erfaring og kompetanse med tilbudt programvare, og erfaring med tilkobling til ulike typer Multifunksjonsmaskiner. Effekten av kompetansen er for å redusere administrativ ressursbruk og feilmeldinger. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere den beskrevne kompetansen gjennom test av programvaren og/eller ved spørsmål eller case i en eventuell forhandlingsrunde. Test og eventuelle spørsmål vil kun omfatte forhold som er beskrevet i tilbudet.

Dokumentasjon: Beskriv ytterligere tilbudt funksjonalitet i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» på inntil 2 sider. Evaluering: Ytterligere funksjonalitet i programvareløsningen enn det som er beskrevet. Med fokus på effektiviseringsmuligheter, brukervennlighet og teknisk gode løsninger på vanlige problemstillinger innenfor området, for eksempel dokumenthåndtering og integrasjoner. Tilbudt funksjonalitet skal ikke medføre ekstra kostnader. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende. Forbeholder oss retten til å bruke test for å verifisere og evaluere besvarelsen.

Dokumentasjon: Beskriv autentiseringsløsningen i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» på inntil 2 sider. Dersom integrasjon mot eksisterende løsning ikke er mulig uten ytterligere tilpasning eller ekstra maskinvare, skal leverandøren oppgi I prisskjema en samlet pris for komplett leveranse, inkludert alle nødvendige tilpasninger og installasjon, slik at programvaren kan tas i bruk. Evaluering: Det er ønskelig med en fremtidsrettet, standardisert og god autentiseringsløsning, hvor dagens installerte kortlesere og ID kort brukes videre. Vi vil vurdere autentiseringen ut ifra hvor brukervennlig den er, både for administrator og sluttbrukere. Brukere med flere adgangskort ønsker en enkel løsning for å identifiseres automatisk på riktig lokasjon uten behov for manuell registrering/vedlikehold fra administrator. Beskriv brukervennlige metoder for alternative innlogginger (QR-kode, engangskode, mobilklient etc) for utskrift. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende. Forbeholder oss retten til å bruke test for å verifisere og evaluere besvarelsen.

Dokumentasjon: Leverandøren skal beskrive i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» hvordan løsningen implementeres og administreres i oppdragsgivers miljø, inkludert: • Anbefalt leveransemodell (on-prem, hybrid, sky) og begrunnelse. • Krav til serverpark innenfor dagens muligheter (antall servere, kapasitetsbehov). • Forberedelser før test (porter, tjenester, ressurser som må åpnes). Evaluering: Oppdragsgiver setter opp testmiljøet. Leverandøren skal levere nødvendig dokumentasjon og bistå ved behov. Testen skal dekke: • Installasjon og oppstart: Hvor enkelt løsningen settes opp i eksisterende miljø. • Administrasjon: Hvor mye manuell innsats som kreves, og hvordan oppgaver kan automatiseres. • Brukeropplevelse: Pålogging (kort, QR, mobil), utskrift, skanning, gjesteløsning. • Livsløp for en enhet: Legge til, administrere og fjerne en skriver. • Opplæring: Hvordan nøkkelpersonell får nødvendig kompetanse. Listen er ikke uttømmende, og testing av systemet vil sees opp mot formålet til avtalen. Roller: • Oppdragsgiver (IKT-samarbeid): Tilrettelegger testmiljø, gjennomfører test, dokumenterer funn. • Leverandør: Leverer nødvendig dokumentasjon, gir tilgang til programvare, og svarer på spørsmål under test. Oppdragsgiver vurderer hvor realistisk og fremtidsrettet løsningen er, i hvilken grad den effektiviserer behovet for lokal serverpark, reduserer grad av manuell administrasjon, og hvor brukervennlig implementering, drift og system fremstår. Evalueringen vil basere seg på et helhetlig perspektiv fra både brukere og administratorer.