Sak- og servicedesksystem

Vestfold fylkeskommune har behov for en ny avtale for et sak- og servicedesksystem med oppstart i august 2025. Leveransen skal leveres som en software as a service(SaaS). Vi ønsker et nytt system i drift i september 2025, med en gradvis innfasing for de ulike sektorene i fylket. Systemet skal brukes av Digitale tjenester for å understøtte alle interne prosesser, ITIL-prosesser og henvendelser fra sluttbrukere. Viktige prosesser og funksjoner som bør dekkes av systemet (listen er ikke uttømmende) • Incident prosessen (hendelser, feil, bestillinger av utstyr osv) • Problem prosessen • Change prosessen • Inventarstyring • Håndtering av elev pc-er Systemet skal også støtte øvrige sektorer i organisasjonen i deres saksbehandling, både ved intern saksbehandling og henvendelser fra fylkeskommunens innbyggere. Integrasjoner med eksisterende systemer og/eller verktøy som benyttes i dag, vil være en viktig faktor i anskaffelsen. Særskilt innenfor: •Integrasjon mot M365 •Microsoft Entra ID •Microsoft Intune •Microsoft Teams •Microsoft Outllook Tilbyder har en samarbeidsavtale med Telemark fylkes kommune. Gjennom denne gjøres det en del felles anskaffelser og vi drifter deler av IT infrastruktur i fellesskap. De to fylkene er to selvstendige juridiske enheter. Vi ønsker at Telemark Fylkeskommune har en opsjon om å tiltre avtalen og tegne en egen kontrakt med tilbyder, på samme betingelser som Vestfold fylkeskommune får gjennom avtalen. Vedståelsesfristen vil gjelde begge fylkeskommunene, men oppstart av kontrakt og implementering hos Telemark fylkeskommune skal forskyves til etter at Vestfold fylkeskommune er implementert, med oppstart for Telemark senest januar 2026.

Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomførtes som en konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren ga alle interesserte leverandører mulighet til å levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Bare de leverandørene som ble kvalifisert og deretter invitert av oppdragsgiver, kunne gi tilbud.

Vestfold fylkeskommune har behov for en ny avtale for et sak- og servicedesksystem med oppstart i august 2025. Leveransen skal leveres som en software as a service(SaaS). Vi ønsker et nytt system i drift i september 2025, med en gradvis innfasing for de ulike sektorene i fylket. Systemet skal brukes av Digitale tjenester for å understøtte alle interne prosesser, ITIL-prosesser og henvendelser fra sluttbrukere. Viktige prosesser og funksjoner som bør dekkes av systemet (listen er ikke uttømmende) • Incident prosessen (hendelser, feil, bestillinger av utstyr osv) • Problem prosessen • Change prosessen • Inventarstyring • Håndtering av elev pc-er Systemet skal også støtte øvrige sektorer i organisasjonen i deres saksbehandling, både ved intern saksbehandling og henvendelser fra fylkeskommunens innbyggere. Integrasjoner med eksisterende systemer og/eller verktøy som benyttes i dag, vil være en viktig faktor i anskaffelsen. Særskilt innenfor: •Integrasjon mot M365 •Microsoft Entra ID •Microsoft Intune •Microsoft Teams •Microsoft Outllook Tilbyder har en samarbeidsavtale med Telemark fylkes kommune. Gjennom denne gjøres det en del felles anskaffelser og vi drifter deler av IT infrastruktur i fellesskap. De to fylkene er to selvstendige juridiske enheter. Vi ønsker at Telemark Fylkeskommune har en opsjon om å tiltre avtalen og tegne en egen kontrakt med tilbyder, på samme betingelser som Vestfold fylkeskommune får gjennom avtalen. Vedståelsesfristen vil gjelde begge fylkeskommunene, men oppstart av kontrakt og implementering hos Telemark fylkeskommune skal forskyves til etter at Vestfold fylkeskommune er implementert, med oppstart for Telemark senest januar 2026.