Barnehageadministrativt system

Forlengelse av avtaleperiode iht. SSA-L, Generell avtaletekst. Opsjoner relatert til ny funksjonalitet / moduler i løsningen.

Krav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav: • Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Dokumentasjon skal leveres sammen med anmodning om deltakelse i konkurransen. Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som kunden anser egnet.

Krav: Forpliktelseserklæring: Dersom leverandør er avhengig av underleverandører for å oppfylle kontrakten, så skal det legges ved forpliktelseserklæring som viser at leverandør har rådighet over de nødvendige ressursene hos støttevirksomheten for utførelse av denne kontrakten (Forskriftens § 1610 (2)). Støttevirksomheten(e) må i så fall også levere eget ESPD-skjema og eventuell tilhørende dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Vareprodusenter ansees ikke som underleverandører i denne forbindelse. Dokumentasjonskrav: • Redegjøres med forpliktelseserklæring eller tilsvarende. Dokumentasjon skal leveres sammen med anmodning om deltakelse i konkurransen.

Krav: Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav: • Norske selskaper: Firmaattest • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjon skal leveres sammen med anmodning om deltakelse i konkurransen.

Krav: Leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom leverandør er norsk. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbud. Dokumentasjonskrav: • Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbud. Dokumentasjon skal leveres sammen med anmodning om deltakelse i konkurransen.

Krav: Gjennomføringsevne: Det kreves at leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten. Dokumentasjonskrav: • En beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. • En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de tre siste år. Dokumentasjon skal leveres sammen med anmodning om deltakelse i konkurransen.

Krav: Erfaring: Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Dokumentasjonskrav: • Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt, mottaker (oppdragsgiver, kontaktperson, telefon og e-post.) og funksjonalitet / tjeneste som er i drift hos kunden. Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. Dokumentasjon skal leveres sammen med anmodning om deltakelse i konkurransen.

Krav: Kvalitetsstyringssystem: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. I begrepet kvalitetsstyringssystem ligger det bl.a. at leverandøren har en bevissthet rundt eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering, kvalitetsforbedring og datasikkerhet. Leverandøren skal beskrive sin policy relatert til rutiner og standarder for kvalitetssikring av utførelsen på oppdraget. Dokumentasjonskrav: • Beskrivelse av teknisk personell eller tekniske enheter, særlig dem som er ansvarlig for kvalitetskontrollen, og som leverandøren råder over til å utføre kontrakten. • Leverandøren angir også hvilke sertifiseringer som gjelder for leverandørens drift. Eksempelvis ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljø) og ISO 27001 (informasjonssikkerhet), eller andre sertifiseringer / standarder som leverandørens drift er basert på. Dokumentasjon skal leveres sammen med anmodning om deltakelse i konkurransen.

Kvalitet – Løsning / Produkt Herunder vurderes eksempelvis: • Overordnede krav og funksjonelle krav til løsning. • Tekniske krav - inkludert integrasjoner mot andre fagsystemer og dokumentarkiv. • Informasjonssikkerhet og personvern. Referanser på løsning/produkt vil relatere seg til alle kulepunkt over. Se arkfaner i vedlagte Excel-fil mht. kravspesifikasjon. Grad av digital støtte og effektivisering av kommunens arbeidsprosesser. De enkelte delene løsningen består av må være så godt integrert at løsningen fremstår som en helhet.

Kvalitet – Tjenester Herunder vurderes eksempelvis: • Prosjekt- og framdriftsplan. • Tilbudt kompetanse på dedikert personell for denne leveransen. • Opplæring. • Etablering, testing og godkjenning. • Standard SLA-avtale for brukerstøtte, vedlikehold og tjenestenivå. Referanser på tjenester vil relatere seg til alle kulepunkt over.

Priser og Kostnader (etableringsår + 6 hele driftsår) Herunder vurderes: • Tilbudt totalpris for løsningen, inkludert prissetting av eventuelle forbehold.

Vedrørende Miljø - Klimaavtrykk og miljøbelastning Oppdragsgiver vil i denne anskaffelsen benytte seg av unntaket i anskaffelsesforskriften §7-9, femte ledd. Bakgrunnen er DFØ’s anbefaling i «Veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser», som viser til Cloud, hosting og it-systemer i den danske portalen «Den Ansvarlige Indkøber (www.denansvarligeindkober.dk) Begrunnelsen for hvorfor vi fraviker hovedregelen om å vektlegge klima- og miljøhensyn med minimum 30% (tretti prosent) er følgende: Et barnehageadministrativt system er et virksomhetsstyringssystem som skal dekke oppdragsgiver sitt behov for et sakssystem innenfor barnehage-området. Systemet som skal anskaffes utgjør et sammensatt dokumentasjonssystem, hvor data lagres i en skybasert tjeneste. Oppdragsgivers vurdering er at anskaffelsen faller inn under kategorien «Arkiv- og dokumentasjonssystemer» som DFØ har vurdert til å ha lav klimaintensitet. Anskaffelsen baserer seg hovedsakelig på standard løsninger / programvare / moduler i markedet. Oppdragsgivers vurdering er at anskaffelsen primært utgjør en tjenesteanskaffelse, og etter anskaffelsens art derfor vil ha et uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning. I tillegg så vil etableringsfasen og bruksfasen også innebære at det leveres konsulenttjenester. I denne sammenheng kunne den ansattes behov for kontorplass og utstyr, energiforbruket i bygget hen jobber i, reisevirksomhet i jobbsammenheng, og avfallsgenerering som bidrar til den ansattes klimaavtrykk og miljøbelastning bli vurdert. Det vil være svært utfordrende å knytte klimaavtrykk opp mot denne spesifikke tjenesten. Tjenestene som utføres vil ikke kreve vesentlig reisevirksomhet. Den bistanden som knyttes til det som skal produseres for kunden er vurdert å medføre et uvesentlig klimaavtrykk og en uvesentlig miljøbelastning. Oppdragsgiver vurderer også at i denne typen anskaffelse vil man motta tilbud fra forhandlere eller integratorer, og hvor leverandører av datasentertjenester er underleverandører. Leverandører av datasentertjenester er hovedsakelig store internasjonale firma, som leverer standard tjenester til standard vilkår – som det erfaringsmessig i praksis er umulig å få til å forplikte seg til mer enn det som er nedfelt i deres standard avtalevilkår. Forhandlere eller integratorer vil etter vår vurdering ikke kunne forplikte seg på miljø- og klimaparameter som kan utledes av DFØ sin veileder uten aksept fra de store internasjonale firmaene. Å sette krav eller kriterier til miljø – eller klimakrav / klimakriterier for denne type anskaffelser, kan etter vår vurdering føre til at risikoen for å ikke motta tilbud øker betraktelig.