Løsning for innkjøpsanalyse

Drammen kommune skal anskaffe en løsning for å gjennomføre innkjøpsanalyse. I dag mangler kommunen gode verktøy for å kunne analysere innkjøp i organisasjonen. Det brukes manuelle metoder for å analysere dagens kjøp. Typisk ved å ta ut leverandørstatistikk fra kommunens økonomisystem Unit4 Business World ERP7.13. (UBW), og se statistikken opp mot avtaleoversikten i kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV) i Mercell. Dette er for tidskrevende og gir for lav kvalitet på resultatene. Oppdragsgiver skal derfor anskaffe en løsning for innkjøpsanalyse.

Målsetningen med anskaffelsen er å inngå en kontrakt som i avtaleperioden skal sikre tilgang på god systemstøtte for gjennomføring av innkjøpsanalyser, og som skal gi et helhetlig bilde av oppdragsgivers innkjøp.Innkjøpsanalysen skal bidra til: Full oversikt og kontroll over innkjøp Løsningen skal hente informasjon ut fra fakturaene ved å lese informasjonen i fakturaen og varelinjene.  Dataene skal systematiseres, kategoriseres, filtreres og analyseres, slik at de kan sammenstilles til oversiktlige rapporter.Løsningen må gi detaljert informasjon om hva/hvilke produkter som kjøpes, av hvilken enhet, fra hvilke leverandører, og til hvilke priser. Løsningen bør være i stand til å kontrollere informasjonen opp mot avtaler, avtalte priser, og betingelser.Identifisering av besparelsesmuligheter Løsningen skal være et verktøy for å finne områder hvor det er potensial for kostnadsbesparelser og effektivisering.Leverandørstyring og avtalelojalitet Kunden har behov for en løsning for innkjøpsanalyse som gir en oversikt over leverandøravtaler, hvor mye og hva som er kjøpt på avtalene og når avtalene går ut. Videre bør løsningen bistå med å sikre oppfølging av avtalelojalitet.Beslutningsstøtte Løsningen skal tilby data og analyser som kan brukes til å ta bedre og mer informerte beslutninger om innkjøp.Kategoristyring Løsningen skal bistå med å prioritere og planlegge innkjøp basert på kategorier og behov.Visualisering av data Løsningen skal presentere innkjøpsdata på en lett forståelig måte gjennom rapporter, grafer og diagrammer. Det skal være mulig å ta ut bakenforliggende detaljdata fra rapportene i Excel-format.Listen er ikke uttømmende.