Renholdstjenester Asker kommune 2024

Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Det kreves minimum at leverandør er kredittverdig og ratet til A eller høyere i henhold til Dun&Bradstreet med tjenesten RiskGuardian Suite. Oppdragsgiver vil selv innhente opplysninger og gjennomføre en vurdering av økonomien til leverandør gjennom firma- og regnskapsinformasjonssystemet Dun&Bradstreet med tjenesten RiskGuardian Suite.  Dersom leverandør har økonomisk og finansiell kapasitet som ikke fremkommer av ratingrapporten, skal leverandøren dokumentere dette. På bekgrunn av dette vil oppdragsgiver vil ta stilling til om  kravet er innfridd.  Leverandør kan i tilbudet vedlegge annen nødvendig informasjon dersom leverandør mener at Dun&Bradstreet-ratingen ikke gir riktig bilde av den økonomiske situasjonen.  Utenlandsk selskap og nyetablert selskap som ikke har opparbeidet seg grunnlag for kredittvurdering må vedlegge erklæring fra bank eller lignende finansieringsinstitusjon vedrørende selskapets økonomiske og finansielle kapasitet.  Dersom leverandør har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet med ethvert annet dokument oppdragsgiver anser egnet. 

Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.  Utenlandske selskaper må godtgjøre at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjonen må være oversatt til norsk dersom den ikke kan fremskaffes på svensk, dansk eller engelsk språk. 

Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling: Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift i henhold til lovbestemmelsene. Dokumentasjonskrav: For norske leverandører: Leverandør må i etterkant av tilbudsinnleveringen gi samtykke til at Kunden innhenter opplysninger om ovennevnte via Tendsign. Etter innsendt tilbud i TendSign, vil leverandør få en forespørsel fra Altinn om samtykke til å dele skatteinformasjon. Samtykket er gyldig på organisasjonsnivå i 3 (tre) måneder. Dersom leverandør ikke samtykker til dette, må leverandør fremlegge attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 (seks) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. (Leverandør kan selv hente ut elektronisk skatte- og MVA-attest, og umiddelbart få den tilsendt på e-post.) For utenlandske leverandører: Leverandør som ikke er etablert i Norge skal levere tilsvarende dokumentasjon utstedt av myndighetene i det landet leverandøren er etablert. Attest skal være oversatt til norsk.

CleanPilot Asker kommune drifter og forvalter egen renholdsavdeling med støtte i det digitale driftssystemet CleanPilot. Systemet brukes til planlegging, distribusjon av renholdsplaner, dokumentasjon, kundeinteraksjon og kvalitetsoppfølging. CleanPilot skal også benyttes i oppfølging av eksterne leverandører av renhold. Det innebærer at leverandør må benytte systemet og dekker selv alle kostnader til dette, herunder lisenskostnader per renholder, support- og kursavtale med Datec (leverandør av CleanPilot), og nødvendig hardware. Pdf eller digitale tegninger over lokalene oversendes leverandør. Det må påregnes kostnader til implementering av tegninger i leverandørens CleanPilot lisens. Leverandøren skal dokumentere renhold på romnivå i CleanPilot. Asker kommune skal ha innsyn i løpende status på utført arbeid, dokumenterte ekstraoppgaver og eventuelle avvik i leveransen gjennom systemet. Denne informasjonen skal gjøres tilgjengelig via kundeportal som medfølger systemet.

Det kreves at leverandøren har et tredjeparts sertifisert miljøledelsessystem eller miljøledelsesstandard. Dette kan dokumenteres med en attest for EMAS sertifisering, ISO 14001 sertifisering, Miljøfyrtårn eller tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater. Dette innebærer bl.a. plan for opplæring av personalet i avfallshåndtering/sortering, samt kjennskap til HMS-datablad mv.  Det kreves at leverandøren har miljøledelsestiltak tilpasset leveransens miljømålsetting, miljøegenskaper, kompleksitet og risiko. Dette kan dokumenteres ved en beskrivelse av leverandørens miljøledelsestiltak. Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn eller tilsvarende, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat under forutsetning av at miljøledelsestiltakene er omfattet av sertifiseringsordningen.

Det skal benyttes miljømerkede produkter; Nordisk Svanemerke,  EU Ecolabel (blomsten) og Blå engel  for utøvelse av tjenesten i denne kontrakt. Leverandøren skal levere en oversikt over hvilke produkter den skal benytte ved gjennomføring av denne avtalen. Krav til miljømerkede produkter: Oppdragsgiver krever at følgende varer er merket med Nordisk Svanemerke, Bra Miljøval, EU Ecolabel (blomsten) eller Blå engel: – Maskinoppvask – Tekstilvaskemiddel unntatt ullvaskemidler – Håndoppvaskmiddel – Universalrengjøringsmidler – Gulvvask og grovrengjøring Tilsvarende merkeordninger vil også aksepteres. Leverandører som tilbyr andre merker, har det juridiske ansvaret for å dokumentere at deres miljømerke kan anses likeverdig/tilsvarende med de merker som spesifisert ovenfor.

Oppdragsgiver har som mål å ligge i front for lavutslippssamfunnet. Denne anskaffelsen gjelder for kontrakter som innebærer transport. Oppdragsgiver ber tilbyder ta utgangspunkt i å presentere alle kjøretøy som vil bli benyttet under kontrakten. Krav til utslippsfrie biler vil gjelde for ledere, serviceledere og administrasjon som skal følge opp kontrakten hos leverandøren, man kan ikke stille tilsvarende krav til renholders private bruk av bil til og i jobb. Kravet vil bli fulgt opp i hele kontraktsperioden. Det er et myndighetskrav fra 01.01.2024 at det skal være fossilfri transport i alle offentlige kontrakter. Asker kommune har i tillegg i avtale med Fylkeskommunen mfl. forpliktet seg til å stille miljøkrav i offentlige innkjøp. Leverandøren skal fylle ut Vedlegg 3 "Utslipp" med biler som skal benyttes i kontrakten. Dokumentet vil gi maksimale poeng dersom det kun benyttes utslippsfrie biler i oppdraget. Forholdet vil bli fulgt opp i hele kontraktsperioden.

Leverandøren skal være godkjent renholdsvirksomhet iht. forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og kjøp av renholdstjenester (FOR-2012-05-08-408) Leverandøren skal fremlegge offentlig godkjenning av renholdsvirksomheten, eller fremlegge kopi av søknad om slik godkjenning, som ennå ikke er behandlet av Arbeidstilsynet.

Det kreves at leverandøren har et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting. Dette kan dokumenteres med en beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.

Begrunnelse for miljøkriteriene i kontrakten/konkurransen: Klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen - FOA § 7-9, 4. ledd. I denne anskaffelsen har Oppdragsgiver valgt å legge vekt på klima- og miljøkrav ved å trekke dette inn som et eget krav i kravspesifikasjonen -  "Miljøkrav i kontrakten". Dette fremgår av både anskaffelsesprotokollen og kunngjøringen av konkurransen. På grunn av at anbudet omfatter kjøp av renholdstjenester, vil det være renholdskjemikalier og transport av disse, samt oppfølging fra leverandør, som vil være gjenstand for klima- og miljøkrav. Alle disse punktene skal være godt innarbeidet i renholdsbransjen, med ISO-sertifisering, herunder avfallshåndtering (Grønt Punkt), krav om svanemerkede produkter, mv.    I tillegg skal mye renhold utføres uten bruk av kjemikalier, og med lite vann, og dette er også godt innarbeidet i bransjen, med nye innovative løsninger for renhold. Det vil da være bedre å ha som et minimumskrav på miljøkrav at alt leverandøren bruker av kjemikalier skal være svanemerket e.l. Vi har i tillegg krav om ISO-sertifisering innen miljøledelse og avfallshåndtering (Grønt Punkt). Videre er det et myndighetskrav fra 1.1.2024 at det skal være fossilfri transport i alle offentlige kontrakter. Asker kommune har i tillegg i avtale med Fylkeskommunen mfl. forpliktet seg til å stille miljøkrav i offentlige innkjøp. Oppsummert innebærer dette at Oppdragsgiver har med som minimumskrav i konkurransen både krav om ISO-sertifisering på miljøledelse, herunder avfallshåndtering/Grønt Punkt, krav om bruk av kjemikalier som er svanemerket eller tilsvarende, samt krav om kun bruk av utslippsfrie kjøretøy. Dersom disse kravene i stedet legges som tildelingskriterier, kan vi risikere å få inn leverandører som ikke oppfyller kravet til miljø fordi de vinner til slutt på pris, og det vil være vanskelig å følge opp miljøkravene i kontraktsperioden. Asker kommune anser derfor at den totale effekten for miljøoppnåelse vil være bedre ved å sette dette som minimumskrav i kvalifikasjonskravene enn ved å ha det med i betingelsene for tildeling av kontrakt. Det er vår vurdering at å stille krav om kun bruk av utslippsfrie kjøretøy, samt de spesielle miljøkrav for renholdsbransjen, samlet vil gi en klart bedre klima- og miljøeffekt. Gjennom å stille et absolutt krav - hvilket vi også opplever at mulige leverandører i stor grad har tilpasset seg til gjennom å benytte / kunne tilby en utslippsfri bilpark til denne type oppdrag - sikrer man lett en bedre miljøeffekt. Iht FOA § 7-9, 4. ledd er det altså anledning til å innrette seg slik som det her gjøres - forutsatt at det gis informasjon i anskaffelsesdokumentene - hvilket er ivaretatt her.

Krav: Det kreves at leverandør eller ansatte hos leverandør, har erfaring fra minst 3 sammenlignbare relevante oppdrag siste 3 år. Med tilsvarende oppdrag menes arbeid i de byggtyper vi ber om tilbud på. Dokumentasjonskrav: Dokumentet Vedlegg 2 "Referanser" skal fylles ut og vedlegges nedenfor. For hvert referanseoppdrag skal det opplyses om oppdragets innhold, verdi, tidspunkt for oppdraget, kunde, kontaktperson hos kunden med e-postadresse og telefonnummer. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen.