Anskaffelse av konsulent til sak- og arkivsystem Doculive

I løpet av en periode på fire til fem år skal Plan- og bygningsetaten (PBE) utfase dagens sak-/arkivløsning DocuLive og gå over til TietoEvrys fagsystem Plan & Build 360⁰. Inntil nytt fagsystem er på plass, må etaten kunne vedlikeholde og justere DocuLive og tilhørende løsninger for å sikre opprettholdelse av etatens produksjon, publikumsløsninger og samsvar med relevant lovverk. Videre vil det måtte gjøres et betydelig arbeid med forberedelser for utfasing av DocuLive som etatens sak- og arkivsystem før og ved overgang til nytt fagsystem. DocuLive har vært etatens sak- og arkivsystem siden 1998, og mye av funksjonaliteten i programmets ulike moduler og i tilhørende løsninger, er i løpet av årene blitt skreddersydd til etatens prosesser, virksomhet, publikumsløsninger og infrastruktur. Vurdering av leverandørmarkedet: Opprinnelig leverandør av DocuLive, TietoEvry, har ikke tilbudt ordinær support og vedlikeholdsavtale etter 2018, da programvaren har utgått fra deres portefølje. Plan- og bygningsetaten har etter dette benyttet en avtale med TietoEvry om konsulenthjelp for nødvendig vedlikehold og justering. Som utviklere og eiere av DocuLive, er de det eneste selskapet som har hatt den kompetanse og den spesifikke know how som etaten har hatt behov for. Medio 2022 ble avtalen med TietoEvry avsluttet da deres eneste konsulent med kompetanse på DocuLive Plan- og byggesak, Sivert Kalvik, gikk av med pensjon. Sivert Kalvik tilbyr nå disse tjenestene fra eget foretak som eneste leverandør i markedet. Nøkkelpersonell i etaten har opparbeidet seg noe kompetanse på drift og vedlikehold av DocuLive og tilhørende infrastruktur/løsninger. Etaten har i tillegg et behov for konsulentbistand i denne perioden med den nødvendige spesifikke «know how», til nødvendig vedlikehold og justering av DocuLive med tilhørende integrerte løsninger og datalagring/-flyt. DocuLive med tilhørende løsninger og infrastruktur er virksomhetskritisk for etaten, samtidig som porteføljen er omfattende og også skreddersydd til etatens produksjon gjennom 20 år. Innleid konsulent må, i tillegg til sine primære oppgaver, samarbeide med og være en rådgiver for disse nøkkelpersonene, samt ansatte og innleide i Utviklings- og kompetanseetaten der det kreves på grunn av bruk av kommunens sentrale IKT-tjenester. Arbeidsspråk vil være norsk. Vurdering etter Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA): Kontrakten vil bli inngått uten konkurranse jf.FOA § 21-5 med hjemmel i FOA § 13-4 b nummer 2 som åpner for å gjennomføre en anskaffelse uten konkurranse dersom konkurranse er «umulig av tekniske årsaker». Bestemmelsen gjennomfører deler av artikkel 32 i direktiv 2014/24 der det påpekes at unntaket kun gjelder dersom det ikke finnes «et rimeligt alternativ eller erstatning». I Nærings- og fiskeridepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser P-2017-933 punkt 18.3.3.2 legges det til grunn at unntaket vil gjelde dersom «det er nødvendig å anvende en spesifikk «know how» som «kun en bestemt leverandør har til sin rådighet». Det er også et krav at oppdragsgiver foretar en positiv handling for å sjekke om det finnes et marked for anskaffelsen. Det vil ikke være tilstrekkelig å hevde at det kun finnes en leverandør jf. Eu-domstolens sak C-275/08 Kommisjonen v. Tyskland, avsnitt 61-63. Slik PBE kjenner markedet er det kun valgt konsulent som kan tilby en slik "know how" og kompetanse som oppdraget krever.